דו"ח מבקר העירייה לשנת 2020 בעניין ניהול האינוונטר העירוני

דו"ח הביקורת בעניין ניהול האינוונטר העירוני

1. אגף רכש ולוגיסטיקה (להלן – האגף או אגף הרכש) במינהל הכספים, אחראי על נושא הרכש וניהול מערך האינוונטר העירוני.
1. פריט מצאי/מלאי (אינוונטר), הוא כל פריט או נכס שרכשה העירייה, נתרם או הועבר לשימושה והוא נמצא בשימוש ואינו מתכלה. משמע, אינו אוזל ולכן גם אין צורך למלאו מחדש. בין הפריטים הכלולים במצאי/מלאי נכללים ריהוט, מחשוב על סוגיו, ציוד תקשורת ואלקטרוניקה, מיכון, רכב וציוד קשיח לסוגיו.
1. מערכת המצאי בעירייה כוללת מגוון רחב מאוד של טובין מסוגים שונים, הנמצאים באתרים ובמוסדות העירייה השונים, ובשימוש יחידות עירוניות.
1. ניהול המצאי באופן תקין חשוב לתפקוד השוטף של העירייה לביצוע משימותיה, בהיבטים של פיקוח, שליטה, בקרה ושמירה על הרכוש הציבורי, מניעת הזמנות מיותרות, הבטחת פיצוי נאות מחברות ביטוח, וכדומה.
1. למצאי יש בלאי או פחת הנובע משימוש, תנאי אחסון, גרימת נזק עקב שימוש לא תקין, תחזוקה לקויה או נזק בזדון.
1. מטרת הביקורת הייתה לבדוק את נאותות ניהול האינוונטר העירוני בהתאם להוראות תקנות העיריות (הסדר רכישות, ניהול מחסנים, רישום וניהול טובין), תשנ"ח-1998 (להלן: התקנות), השוואה בין רישומי פריטים מהאינוונטר לבין המצב בפועל ובדיקת שלמות מערך האינוונטר העירוני.
1. הבדיקה נערכה לבקשת ראש העירייה.
1. עיקרי ממצאי הביקורת מתייחסים לשנים 2018 – 2019 ותחילת שנת 2020.

רקע

בעיקרון, רכש טובין במוסדות העירייה מתבצע באמצעות הנפקת דרישה ממערכת הרכש הממוחשבת של החברה לאוטומציה (להלן – מערכת הרכש העירונית).

הטובין שהוזמנו מועברים ישירות ליחידה שביצעה את ההזמנה במקביל הפריט שהוזמן נרשם, אוטומטית, במערכת האינוונטר המהווה חלק בלתי נפרד ממערכת הרכש.

לכל יחידה בעירייה נפתח "מחסן וירטואלי" ייעודי במערכת הרכש העירונית ובמקביל במערכת האינוונטר. הפריט שנרכש משויך לאותו "מחסן וירטואלי".

פריטים שנרכשו, התקבלו, או סופקו למי מיחידות העירייה, שלא באמצעות מערכת הרכש העירונית אינם נרשמים במערכת האינוונטר.

רישום טובין במערכת האינוונטר

תקנות העיריות (הסדר רכישות, נוהל מחסנים, רישום וניהול טובין), תשנ"ח-1988, מסדירות, בין היתר, את הליך רישום הטובין במערכת האינוונטר.

סעיף 3 לתקנות, שעניינו "ניהול פנקס" קובע את הדרכים לניהול פנקס האינוונטר.

להלן עיקרי הוראות הסעיף:

"עירייה תנהל פנקס באחד מן האמצעים הנמצאים המפורטים להלן:

מערכת עיבוד נתונים אוטומטית מרכזית, לניהול טובין שעליה יורה המנהל;
מערכת עיבוד נתונים אוטומטית נפרדת, ובלבד שהתקיימו תנאים אלה;
מערכת עיבוד הנתונים, מאפשרת מעקב אחר הרישום של החשבון הנגדי בהנהלת החשבונות של העירייה ואיתור התיעוד המתאים;
נתקבל דיווח על יתרות כספיות, במתכונת שעליה הורה רואה החשבון של העירייה;
המערכת מאפשרת העברת הדיווח למערכת עיבוד נתונים מרכזית, באמצעים ממוכנים;
תכנון עיבוד הנתונים יהיה בהתאם להוראות כל דין ויאפשר בדיקה פנימית ובקרת נתונים;…."

רכישת טובין שלא באמצעות מערכת הרכש העירונית (האינוונטר)

הזמנה ישירה

כאמור, כל רכש המתבצע באמצעות מערכת הרכש העירונית נרשם אוטומטית במערכת האינוונטר. לא כך הדבר כאשר יחידות בעירייה רוכשים טובין שלא באמצעות מערכת זו.

כך למשל, בחודש מאי 2019, רכשה יחידת האחזקה של מוסדות חינוך מזגנים עבור בית ספר באילת, בסכום כולל של 30,000 ₪.

עלות ההזמנה כוללת פירוק מזגנים ישנים והתקנת המזגנים החדשים. בהזמנה, שבוצעה דרך המערכת החברה לאוטומציה, תחת הכותרת של "הזמנת עבודה קבלנית", אין פירוט של מספר המזגנים שנרכשו.

מטבע הדברים, הזמנה זו, של המזגנים, לא נרשמה במערכת האינוונטר הממוחשבת.

הזמנות רכש בבתי ספר

מינהל החינוך, באמצעות האחראים על נושא האחזקה של מוסדות החינוך, רוכשים, מעת לעת, שלא באמצעות מערכת הרכש העירונית, טובין למוסדות החינוך.

רכישות אלו אינן נרשמות במערכת האינוונטר הממוחשבת. כך למשל, רכישה של מזגנים המיועדים להתקנה במוסדות חינוך.

בשיחה שקיימה הביקורת עם סגן מנהלת אגף החינוך ומנהל אחזקת מוסדות חינוך, עלתה שאלת נחיצות הרכישות העצמאיות, שלא דרך הרכש.

לדבריהם, במצבים של תקלה במזגן בית ספר נדרשים לפעול במהירות לתיקון התקלה. תחילה נשלח למקום נציג החברה שזכתה במכרז למתן תחזוקה של המזגנים במוסדות החינוך.

משהוחלט שאין כדאיות כלכלית לתיקון המזגן (החלטה של גורמי המקצוע בעירייה), יש צורך בהזמנה דחופה, שאינה סובלת דחיה, של מזגן לכיתה.

מתבצע הליך מהיר של הצעות מחיר והמציע הזול זוכה בעבודה. לגישתם, הליך מהיר זה נחוץ למתן פתרון מהיר והולם לתקלה.

הזמנות מחשבים עבור מוסדות חינוך ויחידות העירייה

מינהל החינוך, בשיתוף אגף המחשוב, מבצע את רכש המחשבים, שלא באמצעות מערכת

הרכש העירונית. הליך הרכישה מתבצע מול זכייני מפעל הפיס (המממן).

נכון לחודש ספטמבר 2020, מצבת המחשבים במוסדות החינוך באילת עומדת על 1,994 מחשבים, לפי חלוקה של 1,682 מחשבים פדגוגי ו-312 מחשבים מינהלה (ראו לעניין זה נספח א')

נכון לחודש אוקטובר 2020, מצבת המחשבים במוסדות העירייה עומדת על 465 מחשבים. רכישות אלו מתבצעות באמצעות מערכת הרכש העירונית. (ראו לעניין זה נספח ב').

רישום מצאי המחשבים במוסדות החינוך, מבוצע באגף התקשוב בצורה נאותה. אולם, לא קיים סנכרון בין מערכת הרישום הממוחשבת של אגף התקשוב לבין מערכת הרכש/האינוונטר העירונית, המנוהלת באגף הרכש.

ציוד לגני ילדים

רכש ציוד לגני ילדים מבוצע ממערכת הרכש העירונית, ונקלט למערכת האינוונטר הממוחשבת.

לכל גן נפתח "מחסן וירטואלי" ייעודי במערכת האינוונטר. בפועל, כל רכישה המתבצעת דרך מערכת הרכש העירונית משייכת את אותו רכש למחסן הווירטואלי (הגן) באינוונטר.

אגף מינהלה

אגף מינהלה משפץ, מעת לעת, מבנים בעיריית אילת. במסגרת השיפוץ, לא פעם, מחליפים ציוד משרדי ישן בציוד משרדי חדש.

בשיחה שקיימה הביקורת עם מנהל אגף מינהלה, מסר האחרון, כי, תמיד, במצב של החלפת ציוד משרדי (שולחנות, כיסאות וכו'), פונה לאחראי אינוונטר באגף רכש ולוגיסטיקה ומקבל הנחיה מה לעשות עם הציוד הישן.

לדבריו, במקרים רבים ניתנה הנחיה לזרוק את הציוד המשרדי הישן, במקרים אחרים ניתן היה להעביר את הציוד הישן ליחידות עירייה אחרות.

כך למשל, בשיפוץ, קומה תחתונה, של מינהל הנדסה, בתיווך של אגף רכש ומינהלה, הציוד הישן, ברובו, הועבר למוסדות חינוך בתיאום מראש ולפי דרישה. שאר הציוד הובל למשרדי אגף הרכש.

סימון טובין

סעיף 30 לתקנות קובע, בין היתר, את ההוראות הבאות:

רשם המצאי ינהל רישום מרוכז של המצאי בעירייה על יחידותיה, בפנקס הטובין.
המצאי יסומן בסמל העירייה, בסימון שככל האפשר אינו ניתן למחיקה.
כל יחידה בעירייה, שבה קיים מצאי, ,תופיע ברישומי העירייה כיחידית רישום עצמאית, כפי שיורה רשם המצאי, ותצוין במספר זיהוי נפרד.
מנהל יחידה או עובד היחידה שמונה לכך בידו, ינהל את רישום המצאי באותה יחידה.

בדיקת הביקורת העלתה כי בעיריית אילת לא נוהגים לסמן את הטובין שנרכשו.

גריעת ציוד

כללי

סעיף 35 לתקנות קובע כך:

"גריעת פריט מצאי מהרישום בשל אובדן, או השבתה או מכל סיבה אחרת,

תיעשה רק באישור ועדת רכש ובלאי; ערכו של הפריט ייקבע בהתאם למחיר

השוק של פריט זהה חדש בעת הגשת הדו"ח".

בעיריית אילת לא מבצעים הליך של גריעת ציוד, באישור ועדת רכש ובלאי.

מדגם

הביקורת ערכה ספירת מצאי בלשכת מבקר העירייה, בשני גנים ובשני בתי ספר (מדגם שאינו מייצג בדיקות סטטיסטיות מקובלות), במטרה לבחון האם קיימת התאמה בין רישומי מערכת האינוונטר לבין המצאי בפועל.

להלן הממצאים:

לשכת מבקר העירייה

		אגף רכש ולוגיסטיקה	לשכת המבקר
מספר	שם הפריט	כמות	כמות
1	כיסא מנהל	1	1
2	כיסא מנהל צרעה "פרסונה"	1	1
3	שולחן	_	2
4	ארון	_	2
5	מחשב הכל באחד	2	2
6	מכונה לכריכה בספירלה	1	1
7	מקרר מיני-בר	1
8	מקרר שארפ 2 דלתות		1
9	מזגן	_	2
10	מכונת גריסה	_	1

בי"ס "אלמוג"

הביקורת ערכה בדיקה בביה"ס "אלמוג" והצליבה בין המצב בפועל לבין רישומי האיוונטר באגף רכש ולוגיסטיקה.
התברר שיש פערים בין רישומי האגף לבין המצב בפועל.
להלן טבלת השוואה בין המצאי בפועל לבין רישומי האינוונטר באגף:

		אגף רכש ולוגיסטיקה	ביה"ס אלמוג
מספר	שם הפריט	כמות	כמות
1	שולחנות תלמיד	36	252
2	כיסאות תלמיד	134	474
3	שולחן מורה	1	23
4	כיסא מורה	1	22
5	מזגנים	5	67
6	מיקסר למערכת שמע	1	1
7	רמקולים למערכת שמע	1	1
8	טלוויזיה	_	2
9	מדיח מדגם אלקטרולוקס	_	1

יצוין כי הטבלה אינה כוללת את כל רישומי האינוונטר באגף רכש ולוגיסטיקה.

נבחנו כמה פריטים, שמשקפים את הפערים בין המצב בפועל לבין הרישומים.

בי"ס "גולדווטר"

הביקורת ערכה בדיקה בביה"ס "גולדווטר" והצליבה בין מצב המצאי בפועל לבין רישומי האינוונטר באגף רכש ולוגיסטיקה.
התברר שיש פערים בין רישומי האגף לבין המצב בפועל.
להלן טבלת השוואה בין המצאי בפועל לבין רישומי האינוונטר באגף:

		אגף רכש ולוגיסטיקה	ביה"ס גולדווטר
מספר	שם הפריט	כמות	כמות
1	שולחנות תלמיד כיתות י-יב	100	180
2	כיסאות תלמיד י-יב	250	360
3	שולחן יחידני לחדר מורים	12	12
4	שולחן מעבדה	13	40
5	כיסא תלמיד/סטודנט	20	14
6	שולחן המתנה	1	?
7	כיסא המתנה	25	?
8	כורסא מעוצבת – חדר מורים	3	7
9	כיסא לפינת אוכל – חדר מורים	4	4
10	ארון עץ מעוצב	6	?
11	דפיברילטור	1	1
12	טלוויזיה LCD	1	5
13	מילון אלקטרוני	3	3+10 ועד הורים
14	מקרר ביתי דגם שארפ – חדר מורים	1	1
15	מיקרוגל דגם סמסונג – חדר מורים	1	1
16	מדיח כלים דגם שארפ – חדר מורים	1	1
17	מתקן מים קרים מפוצל – משקור	1	__
18	מתקן מים מינרלים שולחני	2	2
19	מזגן מפוצל	7	86
19	מזגן צ'ילר	__	1
20	מזגן טושיבה (בכל ביה"ס)	__	138

גן "תורמוס"

הביקורת ערכה בדיקה בגן "תורמוס" והצליבה בין מצב המצאי בפועל לבין רישומי האינוונטר באגף רכש ולוגיסטיקה.
התברר שיש פערים בין רישומי האגף לבין המצב בפועל.
להלן טבלת השוואה בין מצב האינוונטר בפועל לבין רישומי האינוונטר באגף:

		אגף רכש ולוגיסטיקה	גן תורמוס
מספר	שם הפריט	כמות	כמות
1	כיסא גננת	2	2
2	ארון 18 מגירות	2	2
3	ארון משחקים	2	2
4	ארון גננת	1	1
5	כיסא גן גובה 34	35	35
6	שולחן תלמיד גובה 58	8	8
7	ארון לפינת בובות	1	1
8	שולחן לפינת בובות	1	1
9	ספת בובה	1	1
10	פינת יופי	1	1
11	עגלת ישיבה לבובה	1	1
12	עגלת שכיבה לבובה	1	1
13	מיטה ומזרן לבובה	1	1
14	מטבח משולב	1	1
15	מקרר לפינת מטבח	1	1
16	קוביות מוצקות	2	1
17	ארון לקוביות	1	1
18	קוביות נבובות	1	1
19	ספריה	1	1

		אגף רכש ולוגיסטיקה	גן תורמוס
מספר	שם הפריט	כמות	כמות
20	פרגוד לפינת רופא (ללא כיסוי)	1	1
21	ארון רופא	1	1
22	משקל רופא	1	1
23	קולב רופא	1	1
24	רגלית חבישה	1	1
25	שולחן לפינת רופא	1	1
26	כיסא לפינת רופא	1	1
27	ספת רופא	1	1
28	מרכז תחפושות	1	1
29	מריצה פלסטיק גדולה	4	4
30	משאית בינונית	1	__
31	משאית ענק	1	__
32	ארון מתכת 2 דלתות	1	1
33	מחשב	1	1
34	מדפסת	1	1
35	מערכת הגברה	1	1
36	מקרן	1	1
37	מסך הקרנה	1	1
38	מקרר ביתי דגם שארפ	1	1
39	תנור אפייה דגם AEG	1	1
40	כיריים חשמליות	1	1
41	מתקן מים – תמי 4	1	1

גן "לבנדר"

הביקורת ערכה בדיקה בגן "לבנדר" והצליבה בין מצב המצאי בפועל לבין רישומי האינוונטר באגף רכש ולוגיסטיקה.
התברר שיש פערים בין רישומי האגף לבין המצב בפועל.
להלן טבלת השוואה בין מצב המצאי בפועל לבין רישומי האינוונטר באגף:

		רישומי אגף רכש ולוגיסטיקה	גן לבנדר
מספר	שם הפריט	כמות	כמות
1	כיסא גננת	2	2
2	ארון 18 מגירות	2	2
3	ארון משחקים	2	2
4	ארון גננת	1	1
5	כיסא גן גובה 30	70	66
6	שולחן גן גובה 52	8	8
7	ארון לפינת בובות	1	1
8	שולחן לפינת בובות	1	1
9	ספת בובה	1	1
10	פינת יופי	1	1
11	עגלת ישיבה לבובה	1	1
12	עגלת שכיבה לבובה	1	1
13	מיטה ומזרן לבובה	1	1
14	מטבח משולב	1	1
15	מקרר לפינת מטבח	1	1
16	קוביות מוצקות	2	1
17	ארון לקוביות	1	1
18	קוביות נבובות	1	1
19	ספריה	1	1

		רישומי אגף רכש ולוגיסטיקה	גן לבנדר
מספר	שם הפריט	כמות	כמות
20	פרגוד לפינת רופא	1	__
21	ארון רופא	1	__
22	משקל רופא	1	__
23	קולב רופא	1	__
24	רגלית חבישה	1	__
25	שולחן לפינת רופא	1	1
26	כיסא לפינת רופא	1	__
27	ספת רופא	1	__
28	מרכז תחפושות	1	1
29	מריצה פלסטיק גדולה	1	1
30	משאית בינונית	1	__
31	משאית ענק	1	__
32	ארון מתכת 2 דלתות	1	1
33	מחשב	1	1
34	מדפסת	1	1
35	מערכת הגברה	1	1
36	מקרן	1	1
37	מסך הקרנה	1	1
38	מקרר ביתי דגם שארפ	1	1
39	תנור אפייה דגם AEG	1	1
40	כיריים חשמליות	1	__
41	מתקן מים – תמי 4	1	1

1. בתאריך 25/02/2021, נשלחה טיוטת הדו"ח למנהלת אגף רכש ולוגיסטיקה, שהתבקשה להגיב על טיוטת הדו"ח, לא יאוחר מיום 15/03/2021.
1. העתקים מטיוטת הדו"ח נשלחו למנכ"ל העירייה, היוהמ"ש לעירייה, גזבר העירייה, מנהל אגף ארגון שיטות ומערכות מידע, סגן מנהלת אגף רכש ולוגיסטיקה, מנהלת אגף החינוך, סגן מנהלת אגף החינוך, מנהל מחלקת תחזוקת מוסדות חינוך, מנהלת בי"ס גולדווטר, מנהלת בי"ס אלמוג, גננת גן לבנדר, גננת גן תורמוס.
1. בתאריך 01/03/2020, העביר (בע"פ) מנהל אגף ארגון שיטות ומערכות מידע את התייחסותו לטיוטת הדו"ח, בעניין רכישת מחשבים למוסדות חינוך. (הותאם)
1. בתאריך 15/03/2021, התקבלה תגובת מנהלת אגף רכש ולוגיסטיקה. להלן עיקריה:
אכן עפ"י תקנות העיריות, הרכש אחראי גם על נושא ניהול מערך האינוונטר העירוני.

בכדי ליישם תקנה זו חייבים להיות שותפים לכך כל גורמי העירייה ומוסדותיה.

כל הטובין שנרכש ע"י אגף רכש ולוגיסטיקה נרשם באינוונטר העירייה.

טובין שנרכש בהזמנות עבודה ישירות ע"י אגפי העירייה לא נרשם באינוונטר, זה הליך שגוי שהרכש לא יודע על כך טובין שהאגפים והמוסדות מניידים או זורקים כבלאי באופן עצמאי, אינו נרשם או נגרע מהאינוונטר, כי לרוב הרכש לא יודע על כך.

טובין שמדווח לרכש כבלאי, לרוב מועבר למוסדות העירייה.

גזבר העירייה מוציא מעת לעת נוהל מורשה חתימה לאחר אישור מועצת העיר, על דרישות, הזמנות עבודה, הזמנות רכש וחוזים.

בנוהל הזה כתוב במפורש, שדרישות להזמנות טובין יש להעביר לרכש לטיפול. (זה אומר למלא במערכת מתוך קטלוג הפריטים, טופס דרישה המפרט את הטובין).

אציין שכל המערכת ממוחשבת והיא מאד פשוטה. מי שצריך שירות או עבודה מכין הזמנת עבודה, או חוזה, ומי שצריך טובין מכל סוג שהוא מכין טופס דרישה. לכל אחד מסוגי הטפסים יש שרשור חתימות עפ"י ההרשאות אשר מוגדרים במערכת, וחובת כל המורשים כולל מזכירות, מנהלים, חשבות וכו' לפעול בהתאם, ולא לחתום על הזמנות עבודה כאשר מדובר בטובין.

אני חוזרת ומדגישה, אין לבצע רכישות טובין שלא באמצעות אגף רכש ולוגיסטיקה, גם לא טובין דחוף, וגם לא כאשר מדובר במזגנים או כל פריט אחר. (אחת הדוגמאות שנרשמו בדו"ח). כולנו ברכש מבצעים ביום יום כיבוי שריפות וביד רמה.

בנוסף לאמור, מוסדות החינוך רוכשים טובין במסגרת הניהול העצמי, הגורם לפער ברשומות.

בעבר הרחוק הייתה חברה חיצונית שביצעה את כל מערך האינוונטר בעירייה ובמוסדות החינוך. עקב עלויות גבוהות הוחלט אז ע"י גזבר העירייה להפסיק איתם את ההתקשרות מחוסר כדאיות כלכלית.

עוד הוחלט אז שאקבל כ"א לטיפול באינוונטר העירוני. כמובן שלא קיבלתי עובדים למעט עובד אחד שנותן מענה גם ובעיקר לעבודת המחסן.

אנחנו עשינו ועושים כל שביכולתנו עם הצוות הקיים.

בכדי לקיים אינוונטר עירוני ראוי, כולנו צריכים להיות שותפים. להלן חלק מהנדרש.
1. להפסיק לחלוטין את הרכישות ע"י מחלקות העירייה עם הזמנות עבודה. שאף גורם לא יחתום בהליך השגוי, ויחזיר למחלקה להכנת דרישה. וזה הצד הפשוט שלא מתקיים.
2. להוסיף עובדים לאגף. גם ברכש אנחנו חסרים בכ"א, ולא רק בלוגיסטיקה.
3. להקים ברכש מחלקת אינוונטר עם צוות כ"א מתאים, או להביא חברה חיצונית שתבצע את כל המערך האינוונטר העירוני.
העיר מתפתחת וזה נהדר, בעירייה נוספים מינהלים, אגפים, מחלקות ומוסדות חינוך, (רק גני ילדים יש כ 100). וצוות אגף רכש ולוגיסטיקה מצטמצם.

אגף רכש ולוגיסטיקה משרת את כל משרדי העירייה ומוסדותיה במקצועיות ובאהבה, ואנחנו מסייעים לכולם ובעיקר לחוליות החלשות בארגון.
1. בתאריך 16/03/2021, התקבלה תגובתו של מנכ"ל העירייה, (מגיב למנהלת האגף) להלן עיקריה:
דוח הביקורת המצורף העלה פערים גדולים ומהותיים בין הציוד הרשום במערכת האינוונטר העירונית באגף הרכש אל מול המצב בפועל.

בנוסף, כל הקשור לגריטת וגריעת ציוד, לא נעשה בהתאם להוראות.

מוצע להכין תכנית עבודה שנתית במסגרתה יתבצע הליך מיפוי פרטני בכל מוסדות החינוך ועירייה (כפי שנעשה מדגמית בדו"ח הביקורת)

בשיתוף גורמי העירייה הרלוונטיים לצורך "יישור קו" ווידוא כי המלאי הקיים תואם לרשום.

לצד זה יש לפעול ולחדד את ההוראות של ביצוע הזמנות עבודה ולדאוג כי בכל ביצוע הזמנה יהיה בתיאום עם האגף. מינהל כספים על החשבים בו יכול להיות גורם בקרה איכותי לנושא.

אודה לטיפולך הדחוף בתיקון הליקויים והעברת עדכון ביצוע.
כללי
1. הביקורת בדקה את נאותות ניהול האינוונטר העירוני בהתאם לתקנות. השוואה בין רישומי פריטים מהאינוונטר לבין המצב בפועל ובדיקת שלמות מערך האינוונטר העירוני.
רכישת טובין שאינן נרשמות במערכת הרכש העירונית
1. בעיקרון, רכש טובין במוסדות העירייה מתבצע באמצעות הנפקת דרישה ממערכת הרכש הממוחשבת של החברה לאוטומציה.
1. הטובין שהוזמנו מועברים ישירות ליחידה שביצעה את ההזמנה. במקביל הפריט שהוזמן נרשם, אוטומטית, במערכת האינוונטר המהווה חלק בלתי נפרד ממערכת הרכש.
1. בביקורת נמצא כי לא כל יחידות העירייה, מבצעות את הקניות באמצעות מערכת הרכש העירונית ו/או "תחת הכותרת" המתאימה לרכש.
1. כך למשל, בחודש מאי 2019, רכשה יחידת האחזקה של מוסדות חינוך, מזגנים עבור בית ספר באילת, בסכום של 30,000 ₪.
1. ההזמנה בוצעה דרך מערכת הרכש העירונית, תחת הכותרת של "עבודות קבלניות." פועל יוצא מכך שהמזגנים לא נרשמו באינוונטר העירייה.
1. בנוסף, מבצע מינהל החינוך רכישות של מזגנים, שלא באמצעות מערכת הרכש העירונית, רכישות שאינן נרשמות במערכת האינוונטר העירונית.
1. לדברי נציגי מינהל החינוך, במצבים של תקלה במזגן בית ספר, נדרשים הם לפעול במהירות לתיקון התקלה. היה והוחלט שלא לתקן את המזגן התקול, יש צורך בהזמנה דחופה של מזגן לכיתה. או אז, מתבצע הליך מהיר של הצעות מחיר, והמציע הזול זוכה בעבודה.
1. לא מיותר לציין, שקניות אלו, (של המזגנים), אינן נרשמות במערכת האינוונטר העירונית.
1. רכישות נוספות, המבוצעות שלא באמצעות מערכת הרכש העירונית, הן של מחשבים המיועדים למוסדות חינוך.
1. מצבת המחשבים במוסדות חינוך באילת, עומדת, נכון לחודש ספטמבר 2020, על 1994 מחשבים.
1. רישום מצאי המחשבים מתבצע באגף המחשוב. ראוי ציין, כי רישום אינוונטר המחשבים באגף זה מבוצע בצורה נאותה.
1. אולם, לא קיים סנכרון בין מערכת הרישום במערכת הממוחשבת של האגף לבין מערכת האינוונטר העירונית.
1. הביקורת ממליצה לבצע את הזמנת הטובין בעירייה באמצעות מערכת הרכש העירונית, ככל שניתן. מקרים בהם מבוצעת רכישה שלא באמצעות מערכת זו, יש לבצע סנכרון בין רישומי היחידה הקונה לבין רישומי האינוונטר העירונית.
סימון טובין
1. סעיף 30 לתקנות, קובע חובה לסמן טובין שנרכשו על ידי העירייה, בסמל העירייה, בסימון, שככל האפשר, אינו ניתן למחיקה.
1. בדיקת הביקורת העלתה, כי בעיריית אילת לא נוהגים לסמן את הטובין שנרכשו.
1. יש ליישם את הוראות התקנות.
גריעת ציוד
1. סעיף 35 לתקנות קובע את החובה לגריעת ציוד בשל אובדן, השבתה, או על סיבה אחרת, באישור ועדת רכש ובלאי.
1. בדיקת הביקורת העלתה כי בעיריית אילת לא מבצעים הליך של גריעת ציוד, באישור ועדת רכש ובלאי.
1. יש ליישם את הוראות התקנות.
מדגם
1. הביקורת ערכה ספירת מלאי בכמה מיחידות העירייה (מדגם שאינו מייצג בדיקות סטטיסטיות מקובלות), במטרה לבחון האם קיימת התאמה בין רישומי מערכת האינוונטר לבין המצאי בפועל.
1. בלשכת מבקר העירייה, נמצאה אי התאמה בין רישומי האינוונטר לבין המצאי בפועל. כך למשל, מקרר שארפ ושני מזגנים לא הופיעו ברישומי האינוונטר.
1. בבית ספר "אלמוג" קיימת אי התאמה בין רישומי האינוונטר לבין המצאי בפועל. כך למשל, מאות שולחנות וכיסאות תלמיד לא הופיעו ברישומי האינוונטר.
1. בנוסף, עשרות מזגנים, שתי טלוויזיות ומדיח כלים, אינם מופיעים ברישומי מערכת האינוונטר העירונית.
1. תמונת מצב דומה, התגלתה בבית הספר "גולדווטר". מאות שולחנות וכיסאות תלמיד לא נרשמו במערכת האינוונטר העירונית.
1. בנוסף, 217 מזגנים, המותקנים בבית הספר, לא נרשמו, אף הם, במערכת האינוונטר העירונית.
1. בדיקה דומה שנערכה בגני הילדים "תורמוס" ו"לבנדר" העלתה כי, להוציא סטיות קלות, קיימת התאמה בין רישומי האינוונטר לבין המצאי בפועל.
סוף דבר
1. כשל התנהלותי ורישום לקוי הובילו לתוצאה לא רצויה. מערכת רישום האינוונטר העירונית, אינה משקפת הלכה למעשה את מצב המלאי בפועל.
1. אירוע שריפה, 'לא עלינו', שיתרחש באחת מיחידות העירייה, עלול להוביל לביטוח חסר, כתוצאה מהעדר רישום מעודכן של האינוונטר, בהתחשבנות מול חברת הביטוח.
1. העדר סימון טובין, שנרכשו ע"י העירייה ואי ביצוע של הליך גריעת ציוד, באישור ועדת רכש ובלאי, הינם מתכון אפשרי להעדר שליטה בטובין שנגרעו מחזקת העירייה.
1. יש ליישם "מלא מלא" אחר הוראות התקנות. מומלץ, להתחיל בתהליך של סגירת פערים והתאמה בין רישומי מערכת האינוונטר לבין המצאי בפועל.