דו"ח מבקר העירייה לשנת 2018 – בעניין התנהלות כספית בבתי-ספר בניהול עצמי

דו"ח הביקורת בעניין התנהלות כספית בבתי-ספר בניהול עצמי

• מבוא

  ניהול עצמי – מהו?

   

  1. ניהול עצמי של בתי ספר הוא תפיסה ניהולית-חינוכית, שבבסיסה מתן אוטונומיה וסמכות לבית הספר, המאפשרים הפעלתו כארגון עצמאי.

   

  2. מתן האוטונומיה לבית הספר, מענקיה לו את היכולת להסתגל לסביבה משתנה, להתחדש, להתייעל, ולשאת באחריות לתוצאות החלטותיו. ההנחה היא כי אלו יתרמו משמעותית לשיפור ההישגים והאקלים החינוכי.

   

  מטרת הביקורת

   

  3. בדיקת הביקורת התמקדה בבחינת נהלי/הנחיות ניהול העצמי, שהוציא משרד החינוך, מול יישום בפועל של מוסדות החינוך. נבדקו אקראית כמה בתי ספר (מדגם לא מייצג).

   

  4. יובהר, כי נהלי ההתנהלות הכספית בבתי הספר לניהול עצמי מיועד לבתי הספר היסודי. לדברי מנהלת אגף כספים באגף החינוך, עיריית אילת מיישמת, וולונטרית, חלק מההנחיות בבתי הספר התיכוניים.
• כללי
  1. בשנים האחרונות, מתחזקות התפיסות בדבר הגברת הסמכות והאחריות של בתי הספר לתוצרים החינוכיים שלהם. מהמנהלים וסגלי החינוך מצופה לעמוד בתפוקות, לשפר את ההישגים הלימודיים ואת האקלים החינוכי בבית הספר ולעמוד בסטנדרטים ארציים ובינלאומיים.

   

  2. התוכנית למעבר בתי הספר לניהול עצמי מיושמת באופן הדרגתי, משנה"ל התשע"ב בכלל בתי הספר היסודיים הרשמיים בישראל (מעל 1,600 בתי ספר). ישנם כ-560 בתי ספר יסודיים המוגדרים כיום בניהול עצמי, ואשר לגביהם חלק מהפרמטרים המפורטים במסמך מיושמים הלכה למעשה.

   

  3. תוכנית המעבר של בתי ספר היסודיים לניהול עצמי כוללת החלה הדרגתית של מודל הניהול העצמי הן על בתי הספר שטרם עברו לניהול עצמי והן על 560 בתי ספר שכבר עשו זאת.
• משרה"ח -תקציר מנהלים + חוזר מנכ"ל תשע"ה/1(ב)
  1. בשנה"ל תשע"ב המודל יושם כפיילוט בקרב כ-180 בתי ספר במחוזות ת"א וחיפה, הן בקרב רשויות מקומיות שטרם עברו לניהול עצמי והן בקרב רשויות מקומיות שכבר עברו לניהול עצמי ואשר תתבצע בהם העמקה והרחבה.

   

  2. המעבר לניהול עצמי משמעו שינוי תפיסה לפיה בתי הספר הופכים להיות מוקד עצמאי לקבלת החלטות ולאופן יישומן, מקבלים משאבים בהתאם לצרכים שזיהו ונדרשים לקחת אחריות על התוצרים החינוכיים בביה"ס. דפוס זה שונה מהדפוס המסורתי ומחייב למידה, הכשרה, ליווי ותמיכה, תיאורטיים ויישומיים, לכלל בעלי התפקידים בעשייה החינוכית ולמנהלי בתי הספר בפרט. לצורך כך גובש מערך הכשרה, ליווי ופיתוח מקצועי.

   

  3. מערך ההכשרה הינו מערכתי וכולל את כלל ממלאי התפקידים הרלוונטיים ברמת המטה והמחוזות. ברמת בתי הספר וברמת הרשויות המקומיות.

   

  4. בוצעה חלוקה מתודולוגית ל-33 שלבים מרכזיים: טרום כניסה, הטמעה ופיתוח. ההכשרה של בעלי תפקידים שונים, כגון מנהלים ומפקחים, תתבצע במשותף ובנפרד על מנת לאפשר למידה ממוקדת מצד אחד ולאפשר שיח בין הגורמים השונים, מצד שני.

   

  5. גובשו מסגרות מגוונות ללמידת עומק, למידת עמיתים, ליווי/ייעוץ אישי וימי עיון. נעשתה התאמה של היקף ההכשרה ומסגרות ההכשרה לדרישות הפיתוח המקצועי ב"אופק חדש". ההכשרה תותאם לידע ולניסיון של קהלי היעד, כגון מנהלים וותיקים ומנהלים חדשים בניהול עצמי. ההכשרה תשלב היבטים פדגוגיים, ניהוליים ותקציבים, ותתקיים בדגש יישומי, מעשי והתנסותי, תוך הלימה למדיניות "מנהל הכשרה ופיתון מקצועי" ומכון "אבני ראשה".

   

  6. על מנת לכוון ליעדים ברורים, נראים ומדידים הוגדרו תפוקות ותוצרים מצופים. הבקרה אחרי יישום ההיבטים הפדגוגיים-הניהוליים בבתי ספר בניהול עצמי תגובש ותוטמע במנגנוני בקרה קיימים: כגון: עבודת המפקח עם מנהליו, שאלון המיצ"ב, הכלי להערכת מנהלים ושאלונים נוספים.

   

  7. הבקרה אחר ההתנהלות הכספית של בית הספר תישאר בראש ובראשונה באחריות הרשות המקומית.
  8. 1. לצורך ביצוע בקרה אפקטיבית אחר יישום היבטים תקציביים ומנהלתיים במעבר בתי ספר לניהול עצמי יוטמעו מספר מנגנונים נוספים, בין היתר: חתימת חוזה מחייב עם כל רשות בדבר סל התלמיד שיועבר לרשות בתי הספר ועקרונות תפעוליים מחייבים, הצהרה תקופתית של הרשות המקומית בדבר הכספים שהועברו לחשבונות בתי הספר, מפרט שיועבר לבתי ספר בדבר המשאבים שאמורים לעבור לרשותם, ופיתוח מאגר מידע אינטרנטי, שאליו יועלו דוחות כספיים של בתי ספר, בסטנדרט אחיד ומובנה.

      

     2. הגישה הרווחת היום היא כי מתן אוטונומיה וסמכות לבתי הספר, תוך העברת משאבים אליהם, תתרום משמעותית לשיפור ההישגים והאקלים החינוכי. הנחות היסוד הן, ראשית, שהידע מצוי הכי קרוב לתלמיד וכי צרכי התלמידים משתנים.

      

     3. בית הספר, על צוות מוריו ומנהליו, יודע לזהות טוב ביותר מהן הצרכים ומהן המענים המתאימים לתלמידים ויש לאפשר לו את המשאבים, הכלים והגמישות לתת מענה מהיר ומגוון לצרכי התלמידים.

      

     4. איגום המשאבים והאוטונומיה התקציבית תאפשר ייעול והקצאת משאבים בהלימה גבוהה יותר למטרות הפדגוגיות, בנוסף הרחבת האוטונומיה והסמכות מעצימה את מנהלי בתי הספר והמורים.

      

     5. המוטיבציה, היצירתיות ושביעות הרצון עולה בקרב מנהלים ומורים שמרגישים שיש בידם את הכלים והמקום לממש את המקצועיות שלהם.

      

     6. מתן אוטונומיה וסמכות לביה"ס מאפשרת גם לדרוש מביה"ס להיות מחויב ואחראי לתוצרים החינוכיים שלו.

      

     7. ניהול עצמי של בתי ספר היא תפיסה ניהולית-חינוכית שבסיסה מתן אוטונומיה וסמכות לבתי הספר, המאפשר לבתי הספר לפעול כארגון עצמאי, הן בהיבט הפדגוגי, הן בהיבט הארגוני והן בהיבט הכלכלי. תפיסה זו הופכת את הפירמידה ומציבה את מוקד קבלת ההחלטות בתוך בית הספר, במקום מחוצה לו.

      

     8. משאבים פדגוגיים וכלכליים מועברים ממשרד החינוך ומהרשויות המקומיות, ישירות למנהל בית הספר ולצוות החינוכי שלו, ומוקנית לבית הספר גמישות וסמכות בניהול משאבים אלו.
     9. 1. בית הספר קובע עבורו סדר עדיפויות ומפנה את המשאבים לטובת היעדים והצרכים שהגדיר לעצמו.

         

        2. בית הספר בונה תשתית ארגונית של העצמה והאצלת סמכויות, כך שכלל הצוות החינוכי שותף בקבלת ההחלטות וחותר במשותף להגשמת היעדים. בד בבד, הניהול העצמי מייצר הלימה בין סמכות לאחריות, כאשר בית הספר נדרש לקחת אחריות על התוצרים החינוכיים שלו.

         

        3. מטרות המעבר לניהול העצמי הן יצירת תשתית פדגוגית, ניהולית וכלכלית שתאפשר העלאת הישגי התלמידים ומתן מענה מיטבי להבטחת רווחתם הלימודית, הרגשית והחברתית של התלמידים. העצמת המנהל וצוות המורים. השבחת תרבות הניהול והלמידה של בתי הספר. חיזוק האחריות והמחויבות של בתי הספר לתפוקות ולתוצאות (אחריותיות). ולבסוף הרחבת מעגל השותפים המעורבים והפועלים לקידום החינוך בבית הספר.

         

        4. כל ארגון מכוון להגשמת מהותו בהתאם ליעדים ולמטרות שהגדיר. מערכת החינוך בכלל, ובתי הספר בפרט, הם ארגונים שייעודם ומהותם המרכזיים הם חינוך, הוראה ולמידה. מרחבי הגמישות והמשאבים העומדים לרשות בית הספר בניהול עצמי מופנים לקידום מהות וייעודים אלו.

         

        5. בתרשים שלהלן מוצג המודל הניהולי-פדגוגי למימוש הניהול העצמי. התרשים מתייחס לתשומות, לתהליכים ולתוצאות שבעזרתם יוכלו בתי הספר להגשים את המטרות:

        המודל הניהולי-פדגוגי למימוש הניהול העצמי

         

        א. מיקוד שליטה פנימי

         

        גמישות ניהולית,            ב. האצלת סמכויות והעצמה                    התוצאות

        פדגוגית וכלכלית                 (גישה ביזורית)

        * קידום למידה משמעותית

        ג. בית הספר כארגון לומד

        * עליה ברמת ההישגים

        ד. אחריות, מחויבות ומתן                 הלימודיים של התלמידים

        דין וחשבון                                   וטיוב האקלים הבית-ספרי

         

        ה. פיתוח יחסי בי"ס-סביבה            * השבחת הניהול בביה"ס

         

        ו. ניהול מושכל של משאבים

         

     10. התפיסה הפדגוגית-ניהולית של בתי ספר בניהול עצמי, מושתת על חמש יסודות מרכזיים. אולם, חשוב להדגיש, כי הניהול העצמי הינו תפיסה מערכתית כוללת. היסודות השונים משיקים וחופפים זה לזה ויש לראות אותם כמשלימים זה את זה:
• מיקוד שליטה פנימי
  1. בתי ספר בניהול עצמי פועל מתוך מיקוד שליטה פנימי. בית הספר מגבש לעצמו חזון ותפיסת עולם חינוכית, גוזר מתוכם מטרות ויעדים, מאתר ומגדיר צרכים, ומפנה אליהם את המשאבים המתאימים. בין הכלים והביטויים: גיבוש תשתית ארגונית של שותפות בקבלת החלטות, מנגנונים משתפים לזיהוי צרכים ומתן מענים, משאבים זמינים ומנגנון תפעולי המאפשר גמישות בייעוד המשאבים. הביטוי המשמעותי ביותר של בית ספר בעת הכוונה עצמית הוא שלבית ספר קיימת תכנית עבודה מפורטת מגובה במשאבים.

   

  כלים וביטויים למימוש היסוד

  • חזון ותפיסה חינוכית: לבית הספר סדר עדיפויות ויעדים ברורים, ארוכי טווח וקצרי טווח, הנגזרים מתוך החזון.
  • תכנית עבודה מקושרת-משאבים: לבתי הספר יש תכנית עבודה מקושרת-משאבים שגובשה בשיתוף ובשותפות עם המורים ועם צוות העובדים.
  • שיתוף ושותפות בקבלת החלטות: לבית הספר יש תשתית ארגונית של שיתוף ושותפות בקבלת החלטות.
  • גמישות פדגוגית: בית הספר מאפשר גמישות פדגוגית, בין השאר בתחומים הבאים:
  • גמישות בהקצאת שעות ההוראה: גמישות בייעוד שעות הלימוד המחייבות (בהתאם להנחיות המפורטות במסמך "הגמישות הפדגוגית").
  • גמישות באופן חלוקת שעות ההוראה לאורך השנה: גמישות בדרך השימוש בשעות ההוראה במהלך השנה באופן שתתאפשר למידה ממוקדת זמן.

   

   

   

   

  * משרה"ח -תקציר מנהלים + חוזר מנכ"ל תשע"ה/1(ב)

  • אוטונומיה בפיתוח ובהפעלה של תכניות ההעשרה: אוטונומיה בפיתוח ובהפעלה של תכניות ייחודית, המבטאת את התפיסה החינוכית של בית הספר ואת מאפייניו הייחודיים; יכולת לבחור להרחיב תכניות קיימות ו/או להעמיק בהם על בסיס תכנית לימודים רשמית ושעות ליבה, לרבות הקצאת משאבים שיאפשרו פיתוח, הפעלה והערכת אפקטיביות של התכניות לאור המטרות שהוצבו.
  • גמישות בהרכב קבוצות הלימוד: גמישות ביצירת המבנה וההרכבים של קבוצות למידה משתנים בהתאם לצורכי התלמידים, לנושאים ולתנאים שבית הספר מסוגל לייצר.
  • יצירת תנאים מתאימים ללמידה: אוטונומיה פנים-בית—ספרית ביצירת התנאים ללמידה שיאפשרו לתלמידים להתקדם בהלימה לסגנונות הלמידה ולצרכים הייחודיים, בין היתר על ידי התאמת שיטות ההוראה לסגנון הלמידה, רכישת חומרי למידה, הפניית משאבים לפיתוח סביבות למידה והעסקת כוח עזר לתלמידים בעלי קשיים.
  • גמישות כלכלית ותפעולית: לרשות בית הספר עומדים משאבים זמינים (סל תלמיד) ומנגנון תפעולי המאפשר גמישות בייעוד המשאבים.
• העצמה והאצלת סמכויות
  1. בבית ספר בניהול עצמי מועצם מקומו וסמכויותיו של המנהל כגורם האחראי על התנהלות בית הספר והתוצרים החינוכיים. מעבר לכך שהמנהל עומד בראש קביעת סדר העדיפויות הבית ספרי וגיבוש תכנית העבודה מקושרת התקציב, על המנהל גם לממש סמכויות בניהול כ"א, על מנת לתמרץ מורים ולהעצים את הסמכות הניהולית בבית הספר.

   

  2. על מנת שהידע והמדיניות ינבעו ויתקבלו על ידי כלל רכיבי הארגון ועל מנת לייצר העצמה ושותפות אמיתית, יש חשיבות בהאצלת מרחב וסמכות גם לצוותי המורים ולייצר תשתית ארגונית של שותפות בקבלת החלטות.

   

  כלים וביטויים למימוש היסוד

  • תשתית ארגונית המבטאת שותפות: המערך הארגוני של בית הספר פועל באופן שיטתי ורציף כתשתית לשיתוף ולשותפות בתהליכי ייזום, תכנון וקבלת החלטות ובתהליכי הערכה ובקרה.
  • מרחב גמישות וסמכות לבעלי התפקידים בבית הספר: בית הספר מגדיר בבירור את התפקידים, את מרחבי הגמישות ואת הסמכויות לצד הגדרת האחריות והמחויבות של בעלי התפקידים בבית הספר.
  • גמישות תקציבית לצוותי העבודה בבית הספר לצרכים שוטפים ולצורכי פיתוח: בבית הספר ניתנת אפשרות לבעלי תפקידים להפנות משאבים באופן גמיש ודינמי לצורך מתן מענה לצרכים שונים ומשתנים.
  • עידוד יזמות חינוכיות: בית הספר מעודד יצירתיות, חדשנות והעזה בקרב התלמידים והמורים, וקיימים בו מנגנונים בית-ספריים המעודדים פיתוח יזמות חינוכיות ייחודיות של מורים מעוגנות תקציב.
  • ניהול כוח אדם בהלימה ל"אופק חדש": בית הספר מממש סמכויות לתמרוץ ולניהול כוח האדם בהיבטים האלה: קבלת עובדי הוראה וכוח עזר לעבודה בבית הספר; פיתוח אישי ומקצועי, הערכת עובדי הוראה, ניהול הליך של מתן קביעות למורים; ייזום וניהול הליך פיטורין פדגוגיים; איתור, המלצה והפניה של מורים בעלי פוטנציאל ניהול לקורסי הכשרה ניהוליים; המלצה על מורים לתפקידי הדרכה פנים-בית-ספריים.
• בית ספר כארגון לומד
  1. בית הספר בניהול עצמי נדרש להבנות מערך למידה פנים בית ספרי, אשר יהווה את התשתית הארגונית והפדגוגית למימוש הכוונת עצמית מושכלת.

   

  2. קהילה לומדת מהווה מקור ובסיס לפיתוח ושיתוף של ידע, שהינם הכרחיים לכך שבית הספר ידע לגבש יעדים, לאתר צרכים ולהפנות משאבים באופן מושכל.

   

  3. בניית מנגנונים של למידה והפרייה הדדית גם תורמים להעצמת המורים ומקצועיותם.

   

  כלים וביטויים למימוש הייסוד

  • קיום מסגרות למידה פנים-בית-ספריות: בית הספר מפעיל פרקטיקה של קבילה לומדת שנעשה בה שימוש בידע המשותף והמעשי של המורים. המורים דנים באופן שיתופי בעבודתם, מנתחים אירועי הוראה, בוחנים עדויות בדבר היחס והקשר בין עבודתם לבין למידת התלמידים והישגיהם, בוחנים כיוונים חדשים לשיפור ההוראה של המורים והלמידה של התלמידים, מפתחים ידע חדש על בסיס התנסותם ומנסחים תובנות בדבר הקשר בין עבודתם לבין הישגי התלמידים.
  • • קיום השתלמויות להתפתחות מקצועית בהתאם לצורכי בית הספר: בית הספר מבנה ומקיים את ההשתלמויות הבית-ספריות על פי בחירתו, בהתאם לצרכים שהוא מזהה ובהלימה למתווה לפיתוח מקצועי שגובש במסגרת הרפורמה "אופק חדש". בית הספר מקבל תקציב פיתוח מקצועי בית-ספרי לניהולו ולשימושו, והוא אחראי לגייס את הגורמים המקצועיים לצורך קיום ההשתלמות וההתפתחות המקצועית.
    • שימוש ב"שובר הדרכה": בית הספר משתמש בשובר ההדרכה בהתאם לצרכיו ולשיקול דעתו. בית הספר בוחר את תחום ההדרכה, את היקפה ואת אופן הפעלתה, על פי דגם ההדרכה המפורט ב"מסמך המתנ"ה".
    • קיום מערך תמיכה, חונכות וליווי למורים: בית הספר מפנה משאבים לתמיכה במורים הזקוקים למענה מיוחד ולליווי; לדוגמא:
    • משאבים פנימיים, כגון שימוש במומחיות קיימת בתוך בית הספר לשיפור כלל עבודת המורים.
    • משאבים חיצוניים, כגון היעזרות במומחי תוכן או ביועצים ארגוניים למתן ייעוץ מקצועי או ארגוני לקבוצת מורים בפיתוח תכנית ייחודית.
    • פניית משאבים לפיתוח תנאים מתאימים להוראה ולטיפוח סביבה פיזית ולימודית: בית הספר מפנה משאבים לטיפוח תנאים מתאימים להוראה וללמידה, כגון עמדות עבודה אישיות, עמדות מחשב ועוד.

     

    • קבלת ליווי של יועץ ארגוני ויועץ כלכלי: במסגרת מעטפת התמיכה והליווי הניתנת לבתי ספר בניהול עצמי יוכל בית ספר לצרוך בשנת המעבר לניהול עצמי שירות ליווי של יועץ ארגוני ויועץ כלכלי המסייעים לבית הספר בתהליכי המעבר לניהול עצמי.
• אחריותיות (אחריות, מחויבות ומתן דין וחשבון)
  1. מתן סמכות ואוטונומיה לבתי הספר מחייב גם הצמחה וחיזוק של אחריותיות לתהליכים, לתפוקות ולתוצרים החינוכיים של בית הספר. הטמעת האחריותיות בהתנהלות הארגונית, הפדגוגית והכלכלית של בית הספר הינה הכרחית, הן כלפי חוץ, להמשך מתן האוטונומיה והסמכות לבית הספר, והן כלפי פנים, על מנת שבית הספר יצמח כארגון אוטונומי.

   

  כלים וביטויים למימוש היסוד

  • אימוץ גישה תוצאתית: בית הספר מאמץ גישה תוצאתית שבמסגרתה הוא מכוון את הפעולות ואת התהליכים לתפוקות ולתוצאות המצופות: התוצאות והתפוקות נמצאות בראש התהליך, והפעולות מכוונות להשגתן.
  • קיום מנגנוני הערכה ומעקב בצמתים מתוכננים: בית הספר מקיים הערכה מעצבת, הנעשית במגמה ברורה וממוקדת לשפר את התהליכים, את התוצרים ואת הקצאת המשאבים, וכן מקיים הערכה מסכמת של התכניות המופעלות בנקודות זמן שהוגדרו, בוחן את התשומות מול התוצרים ומקבל החלטות להמשך.
  • קיום תהליכי קבלת החלטות מבוססות משוב ונתונים: בית הספר מסיק מסקנות, מגבש כיווני פעולה אפשריים ומקבל החלטות על בסיס נתונים הנאספים ומעובדים באופן שיטתי. בבית הספר מתקיימים תהליכי משוב פנימי לגבי תכניות פדגוגיות ומינהליות המופעלות בו. תהליכי המשוב בנויים מתהליך הערכה מעגלי וקבוע הכולל שלבי תכנון, איסוף נתונים ועדויות, לימוד, פירוש, ניתוח והבנה של הממצאים, ולבסוף הסקת מסקנות מעשיות וגיבוש כיווני פעולה להמשך.
  • אישור תכנית עבודה מקושרת משאבים בפני ועדה מלווה בית ספרית: בית הספר מציג בפני ועדה מלווה בית-ספרית תכנית עבודה מקושרת משאבים טרם פתיחת שנת הלימודים, ובהמשך שנת הלימודים מציג בפני הוועדה את התכנון מול הביצוע. בית הספר נדרש להתייחס בהצגת התכנית לתשומות, לתהליכים ולתוצרים המצופים. הוועדה המלווה משמשת גם במסגרת להכוונה, להתייעצות ולפתרון בעיות.
• פיתוח יחסי בי"ס - סביבה
  1. בית ספר בניהול עצמי אינו יכול להישאר מבודד. על מנת לתת מענה מיטבי לאוכלוסיית התלמידים שהוא משרת, עליו ללמוד ולהיות קשוב לסביבה שבה הוא פועל, ולפתח מנגנונים של שיח ושותפות עם גורמים שונים בקהילה הבית ספרית. שיח ושותפות כאמור צפויים להעצים את מקומו כיישות החינוכית של הקהילה ולהגביר את יכולתו של בית הספר לתת מענה מיטבי לתלמידיו.

   

  כלים וביטויים למימוש היסוד

  • גיבוש קבילה בית ספרית: בית הספר מגבש קהילה בית ספרית הכוללת גורמים שונים ובעלי עניין בסביבה שבית הספר פועל בה והמייצגת את המגוון האנושי במקום.
  • גיבוש מסגרות בית ספריות לשיח: בית הספר מגבש מסגרות ליצירת דיאלוג ושיח עם השותפים בקהילה. במסגרות אלו מעלים סוגיות מחיי בית הספר, בוחנים כיווני פעולה לקידום השאיפות והמטרות של בית הספר ומפעילים קבוצות הטרוגניות, בעלות זוויות ראיה שונות, לקידום מטרות בית הספר.
  • בית הספר כמוקד חינוכי ביישוב: בית הספר תופס את עצמו כמרכז חינוכי, ולכן הוא שותף, תורם ומשפיע בנושאים חינוכיים ביישוב.
  • טיפוח שותפויות ויזמות: בית הספר בוחר גופים שונים ההולמים את רוחו והעשויים למנף ולשרת את צרכיו ומתקשר עם גופים אלה, יוזם התקשרויות ושותפויות עם גורמים שונים בקהילה הן לצורך הגדלת המשאבים של בית הספר והן לצורך שיתוף ידע, ומגייס משאבים ממקורות נוספים, כגון תרומות הכנסות ממיזמים, תקורה מדמי השכרת מבנים ועוד – והכול כדי להגדיל את האיתנות הכלכלית של בית הספר ולאפשר יתר גמישות בהקצאת משאבים נוספים להשגת המטרות שהציב לעצמו.
• ניהול מושכל של משאבים
  1. בית הספר בניהול עצמי מתכנן ומנהל את המשאבים העומדים לרשותו באופן שיקדמו בצורה המיטבית את יעדיו. בית הספר מאתר ומאגם את כלל המשאבים היכולים לשמש אותו במימוש יעדיו ובמתן מענה לצרכיו, מתכנן ומקצה אותם באופן מיטבי על פי ייעודם ויתרונם היחסי, מנהל אותם בחיסכון וביעילות, מבצע מעקב ובקרה תקופתיים לטיוב הקצאת המשאבים ויוזם פעולות להגדלת משאביו.

   

  2. כדי לאפשר לבית הספר לנצל ביעילות את משאביו ולהשתמש בתקציבים כמענה לצרכים בזמן אמת מתבצע איגום של המשאבים השונים המוקצים לבתי הספר ממקורות שונים. ואלו מועברים ישירות לבתי הספר באמצעות מודל ההקצאה "סל תלמיד". הקצאת הסל מתבצעת על פי נוסחה שקופה, שוויונית ודיפרנציאלית, המבטיחה את העמקת יסודות השוויון בין בתי הספר.
  3. כלים וביטויים למימוש היסוד
     • בניית תמונה תקציבית ואיתור משאבים ואיגומם: בית הספר מאתר ומגבש תמונה של כלל המשאבים העומדים לרשותו, לרבות כוח אדם מינהלי ופדגוגי, שעות הוראה פרונטאליות ופרטניות, שעות צוות (לפיתוח ולהדרכה), ימי הדרכה, תקציב "סל תלמיד" ועוד, כדי להקצות את המשאבים באופן מושכל ולמנוע כפילויות.
     • תכנון תקציבי המבטא את סדרי העדיפויות בתכנית העבודה: בית הספר מתכנון ומציג את הקצאת המשאבים טרם פתיחת שנת הלימודים, ובונה תקציב מאוזן בהלימה למשאבים, במכוונות להשגת יעדיו ולאיתור הצרכים הבית ספריים ובהתאם ללמידה מהעבר לגבי התמונה התקציבית ועלויות התפעול השונות. כמו כן בית הספר מתכנן ושומר יתרות תקציביות למיזמים ארוכי טווח.
     • חיסכון ויעילות: בית הספר בודק עלות מול תועלת, מתכנן פעולות יזומות לחיסכון במשאבים, חוסך בהוצאות תפעול לטובת הוצאות חינוכיות ומשמר וממחזר משאבים קיימים.
     • מעקב ובקרה: בית הספר עושה שימוש תקופתי מושכל בדוחות הביצוע ובדוחות הכספיים שלו כדי לקבל החלטות ולבצע התאמות תוך כדי שנת הלימודים ולקראת השנים הבאות. בין יתר המנגנונים למעקב ולבקרה קיים מאגר מידע כספי לבתי הספר בניהול עצמי שבאמצעותו בתי הספר והרשויות המקומיות יכולים לצפות בדוחות כספיים בממשק אינטרנטי.
     • גיוס משאבים והגדלת הכנסות: בית הספר פועל להגדלת התקציב, ומזהה ומממש הזדמנויות לשיתופי פעולה עם גורמים נוספים בקהילה המניבים הכנסות נוספות.
• הוועדה המלווה הבית ספרית – מתווה ועקרונות
  1. אחד התהליכים החשובים במעבר לניהול עצמי הוא גיבוש תכנית עבודה בית-ספרית מקושרת תקציב, בשיתוף הצוות וגורמים נוספים, ואישורה בפני וועדה מלווה. תהליך הכנתה של תכנית העבודה ואישורה מאפשר ומקדם תכנון קצר-טווח וארוך-טווח, איתור ומיפוי של צרכים, בחינה מחודשת של צורכי בית הספר ויעדיו, החלטה על סדרי עדיפויות וחיבור בין יעדים חינוכיים למשאבים.
  2. 1. כחלק ממיסוד המהלך כל בית ספר בניהול עצמי מכונן וועדה מלווה בית-ספרית בהשתתפות המפקח הכולל, נציגי הרשות המקומית ונציגים אחרים בקהילה הבית-ספרית, ומנהל בית הספר ושותפיו מציגים לפניה את תכנית העבודה מקושרת המשאבים, דנים במכלול היבטיה ומאשרים אותה.

      

     2. יש אפשרות להסב מסגרות קיימות מובנות ליישום דגם הוועדה המלווה הבית-ספרית.

      

     3. החלטות הוועדה המלווה והמלצותיה צריכות להיות בהלימה לסמכות ולמרחב האוטונומי הניתנים למנהל, מצד אחד, ולשמירה על גבולות הפעולה והסמכות שהותוו בהנחיות משרד החינוך והרשות המקומית, מצד שני.

      

     תפקידי הוועדה ומהותה

     4. הוועדה משמשת פורום מייעץ, מלווה ותומך להנהלת בית הספר בגיבוש וביישום של המדיניות הפדגוגית, הניהולית והכלכלית של בית הספר.

      

     5. הוועדה משמשת מסגרת לשיח משותף של גורמים שונים המעורבים בחיי בית הספר והמשפיעים על העשייה הבית-ספרית.

      

     6. הוועדה משמשת מסגרת לדיון תקופתי מוסדר בכלל התשומות, התהליכים והתוצרים של בית הספר, הן הפדגוגיים והן הכלכליים, ולחשיבה משותפת אודות סוגיות וקשיים העולים מן השטח.

      

     7. הוועדה מסייעת לממש את האחריותיות של בית הספר (אחריות, מחויבות ומתן דין וחשבון) באמצעות הדיון של תכנית העבודה הבית-ספרית ועל האתגרים העומדים בפני בית הספר.

      

     8. הוועדה מאשרת את תכנית העבודה מקושרת המשאבים.

     חברי הוועדה המלווה

     9. אלה החברים הקבועים בוועדה:
     • מנהל בית הספר – מרכז הוועדה
     • המפקח הכולל על בית הספר, משרד החינוך.
     • מנהל מחלקת החינוך או נציגו מטעם הרשות המקומית.
     • נציג הגזברות או חשבות החינוך מטעם הרשות המקומית.
     • נציג המורים.
     • נציג ההורים.
       1. חברי הוועדה המפורטים לעיל יכולים להזמין חברים קבועים נוספים לוועדה או אורחים, בהתאם לצורך, בהסכמת יתר החברים. לדוגמא:
       • מורים או בעלי תפקידים נוספים מתוך בית הספר.
       • בעלי תפקידים נוספים במשרד החינוך או ברשות המקומית.
       • יועצים ואנשי אקדמיה.
       • אנשי ציבור ושותפים נוספים בקהילה הבית-ספרית.

        

       סמכויות הוועדה

       2. הוועדה מוסמכת לאשר את תכנית העבודה מקושרת המשאבים של בית הספר בהיבטים הניהוליים, הפדגוגיים והמנהליים. סמכויות נוספות של הוועדה שיעודכנו בהמשך יפורטו בחוזר נפרד.

        

       שיטת העבודה של הוועדה

       3. תכנית העבודה מקושרת המשאבים של בית הספר משמשת בסיס לדיוני הוועדה, ובדיונים מועלים, בין היתר, התהליכים, התוצרים וכלל המשאבים העומדים לרשותו של בית הספר.

        

       4. הוועדה המלווה מתכנסת פעמיים בשנה לפחות, בהתאם למועדים המגובשים בהסכמת חברי הוועדה הקבועים, כדלקמן:
       • מפגש לקראת סוף שנת הלימודים ולפני שנת הלימודים העוקבת ובה בית הספר מציג:

        

       –           סיכום של השנה החולפת: המידה שבה הושגו המטרות והיעדים שהוגדרו בתכנית העבודה והגורמים המעכבים והמזרזים להשגת המטרות שהוגדרו.

       –           התכנון לשנת הלימודים העוקבת באמצעות תכנית העבודה מקושרת המשאבים, לרבות מטרות בית הספר, יעדיו המרכזיים, האתגרים העומדים בפניו והקצאת המשאבים כביטוי לסדרי העדיפויות הבית-ספריים.

       • מפגש באמצע שנת הלימודים לדיון ביישום תכנית העבודה – התכנון מול הביצוע – והסקת מסקנות לקראת גיבוש תכנית העבודה לשנת הלימודים העוקבת.

       בד בבד מנהל בית הספר וחברים נוספים יכולים להביא נושאים נוספים לדיון בוועדה, בהתאם לצורך.

       * משרה"ח -תקציר מנהלים + חוזר מנכ"ל תשע"ה/1(ב)

       5. תכנית העבודה מקושרת התקציב מועברת לעיון חברי הוועדה ימים מספר לפני מועד התכנסותה, לצורך היערכות מיטבית של המשתתפים.

        

       6. החלטות הוועדה מתקבלות בהסכמה. אם תכנית העבודה אינה מאושרת, ההיבטים הטעונים שיפור או ההיבטים שבמחלוקת מובהרים, ומתקיימים מפגשים ודיונים נוספים עד לאישור התכנית על ידי הוועדה.

        

       7. דיון הוועדה מתועד באמצעות סיכום דיון מפורט המופץ למשתתפים.
• מודל התקצוב והמודל התפעולי של בתי הספר בניהול עצמי
  1. בבסיס המודל הכלכלי של בתי הספר בניהול עצמי עומד איגום של מרב המשאבים הגמישים המוקצים לו ממקורות שונים (משרד החינוך, הרשות המקומית ומקורות נוספים) והעברתו לרשות בתי הספר, באופן שהמשאבים יהיו זמינים לבית הספר והוא יוכל להפנותם לטובת היעדים והצרכים שהגדיר לעצמו.

   

  2. הרשות המקומית מגבשת ומאשרת סל תקצוב לבתי הספר בניהול עצמי, והוא מאושר על ידי מינהלת בתי הספר בניהול עצמי. מטרת סל התקצוב היא איגום התקציבים הגמישים ברמת בית הספר הן ממקורות משרד החינוך והן ממקורות הרשות המקומית והעמדתם לניהולו של בית הספר, להגדלת יכולתו הניהולית ולמתן מענה יעיל ורחב ליעדיו ולצרכיו.

   

  3. הואיל ומטרת המהלך היא, בין היתר, העצמת בתי הספר והרחבת האפשרויות העומדות לרשותם ליזום פעילויות חינוכיות נוספות, המעבר לניהול עצמי מלווה בתוספות משאבים משמעותית ממקורות המדינה.

   

  4. "סל התלמיד", אשר יועבר לרשות בתי הספר באמצעות הרשות המקומית, יכלול הן את השתתפות משרד החינוך והן את השתתפות הרשות המקומית בהקצאת המשאבים.

   

  5. נקבע תקציב מינימאלי לבתי הספר (-.1,484 ₪ לתלמיד, בשנה"ל תשע"ב), אשר כולל גם את הסכום שמיועד להעסקת עובדי מינהל ושירותים, כאשר מתוך תקציב זה, תקציב "סל תלמיד" שיועבר ישירות לחשבון הניהול העצמי של בתי הספר, לא יפחת מסכום שנתי מינימאלי של 555.15 ₪ לתלמיד, בשנה"ל תשע"ב.

   

  6. להלן מרכיבי הסל השונים, וכן השינוי במודל התקצוב אל מול מודל התקצוב של בתי הספר שאינם בניהול עצמי:

  • שרתים/מזכירים – מעבר משיטת תקצוב לפי כיתה לשיטת תקצוב לפי תלמיד.
  • סיוע ניהול עצמי – תקצוב לצורך יישום הניהול העצמי, בשיעור השתתפות אחיד של משרה"ח.
  • תוספת ניהול עצמי -.200 ₪ – תקצוב נוסף לתלמיד, בהשתתפות דיפרנציאלית של משרה"ח.
  • אגרת שכפול וחומרים – סל תלמיד בהתאם למודל התקצוב ושיעורי ההשתתפות הנהוגים כיום.
  • עלויות תפעול – תקצוב נורמטיבי של הרשויות המקומיות עבר מנהלות (מים, חשמל, אחזקה וכו'…).

   

  7. על מנת לייצר מודל אופטימאלי להעברת משאבים ולאור השונות הקיימת בין רשויות מקומיות, יגובש בכל רשות המקומית סל תלמיד רשותי, שייתכן והינו גבוה מסל התלמיד המינימאלי המפורט לעיל. לשם כך, יינתן סיוע לרשות המקומית באיתור המשאבים המוקצים לבתי הספר ואיגומם לידי מודל הקצאה לפי תלמיד. מובהר, עם זאת, כי סל התלמיד הרשותי לא יפחת מסל התלמיד המינימאלי ולא יפחת מהקצאת המשאבים הנהוגה ערב כניסת הרשות המקומית למודל הניהול העצמי.

   

  8. סל התלמיד הרשותי יגדיר באופן ברור את המרכיבים שכלולים בסל התלמיד, ואשר ישולמו מהתקציב הבית ספרי, ואת המרכיבים שאינם כוללים בסל התלמיד, ואשר לגביהם הרשות המקומית תמשיך לשאת באחריות הכלכלית.

          

  9. מודל התפעול מפרט את התשתית המנהלתית שבמסגרתה בתי הספר יועלו לממש את האוטונומיה הכלכלית שניתנה להם, תוך שמירה על בקרה ואחריות של בתי הספר והרשות המקומית. הרשות המקומית מהווה תאגיד מרכז, קרי "מטריה" משפטית – נורמטיבית למימוש האוטונומיה הכלכלית של בתי הספר. במסגרת הרשות המקומית ובאמצעותה בתי הספר צורכים שירותים, מבצעים התקשרויות ומנהלים את חשבונם העצמאי. הרשות המקומית אחראית גם לגבש ספר נהלים רשותי להתנהלות הכספית של בתי הספר, לבקר וללוות התנהלות זו. להלן מרכיבים מרכזיים במודל התפעול:

   

  • תקציב בית ספרי המנוהל בחשבון בנק נפרד – "סל תלמיד" יועבר לחשבון בנק בית ספרי נפרד, בבעלות הרשות המקומית, אשר ישמש את בית הספר וינוהל על ידו. הסל יועבר באופן מלא ובהתאם לתזרים מוסכם.
  • בית הספר יבנה ויגיש לרשות המקומית תקציב שנתי, המגבה את התוכנית העבודה וסדרי העדיפויות הבית ספריות, והתקציב יאושר על ידי הרשות המקומית טרם פתיחת שנה"ל.
  • בית הספר ינהל באופן שוטף את תקציבו במשק כספים סגור, יוכל לבצע העברות בין סעיפי התקציב, להעביר תקציבים בלתי מנוצלים משנה לשנה, ואולם, לא תתאפשר חריגה בתקציב הבית ספרי.
  • יוגדרו נהלים לניהול החשבון, לרבות הסדרת זכויות החתימה וביצוע הנהלת חשבונות ויגובש סטנדרט דיווח שבאמצעותו בתי הספר ידווחו על התנהלותם הכספית.
  • הוצאות תפעול משולמות מחשבון ביה"ס – לכל בית ספר ייפתח מונה נפרד של הוצאות התפעול (כגון: מים, חשמל, טלפון), דו"חות התשלום יישלחו לבתי הספר וישולמו על ידו. הרשות המקומית תבצע הפרדת מונים, ככל שהדבר נחוץ, ויינתן מענה בסל התלמיד לשימוש ציבורי או רשותי במתקני בית הספר.
  • רכישות והתקשרויות עם נותני שירותים – בתי הספר יוכלו לבצע רכישות ולהתקשר באופן עצמאי עם נותני שירותים, בהתאם לנהלים המוגדרים בחוק חובת המכרזים של הרשויות המקומיות. בתי הספר יוכלו לצרוך שירותים גם מספקים שנבחרו במכרזי הרשות המקומית, לצורך שירותים הניתנים על ידי הרשות המקומית עצמה, או כל ידי "חברת שירות" מטעמה, וכן, לצורך שירותים מספקים שנבחרו במכרזי מסגרת ארציים.
  • הפעלה של פעילויות נוספות והשכרת מתקני בי"ס – בית הספר יוכל להשכיר את מתקני בתי הספר לגורמים חיצוניים ולהפעיל פעילויות נוספות בבית הספר, באמצעות הרשות המקומית ובתיאום עימה. יוגדר שיעור מירבי מרווחי ההתקשרות אשר יועבר לחשבון הבית ספרי, ושיעור משלים מהרווחים שיופנה ליעדים אחרים בתחום החינוך הרשותי.
  • תשלומי הורים וקבלת תרומות – תשלומי הורים יועברו לחשבון הייעודי הבית ספרי לתשלומי הורים, בהתאם לחוזר מנכ"ל משרה"ח. החשבון יהיה נפרד מהחשבון הבית ספרי המנוהל ברשות המקומית.
  • תרומות שיגויסו לטובת בית הספר ממקורות שונים יועברו גם כן לחשבון תשלומי הורים.
  • תשלומי הורים ותרומות כאמור ינוהלו גם כן בתקציב הבית ספרי ויהיו נתונים גם כן לבקרה תקציבית של הרשות המקומית.
  • העסקת כוח אדם – הרשות המקומית תפתח עבור בתי הספר תיק ניכויים נפרד בבעלותה לשם העסקת עובדי עזר נוספים לרשות בית הספר. לחילופין, הרשות תוכל לעשות שימוש בחברת בת או עמותה לצורך העסקת העובדים.
  • מנהל בית הספר יבחר את כ"א להעסקה ויקבע שכרו בהתאם לתעריפי שכר שקופים שיגובשו ועלות העסקת כוח העזר תיכלל בתקציב הבית ספרי ותשולם ממנו.
  • העסקת עובדי מנהל ושירותים תבוצע באמצעות הרשות המקומית, ואולם, עלות העסקת עובדי המנהל והשירותים תיכלל בתקציב הבית ספרי ותשולם ממנו.
  • העסקת מורים עובדי מדינה תמשיך להיעשות באמצעות הקצאת שעות התקן של משרה"ח. משאבי שעות התקן יוכנסו גם כן לתוכנית העבודה ולתוכנית התקציבית הבית ספרית.
• ממצאים
  1. בתאריכים 25/09/2017 ו-22/01/2018, קיימה הביקורת פגישת עבודה עם מנהלת אגף כספים באגף החינוך ובהם סקרה האחרונה את הליך העבודה. להלן עיקרי הדברים:

  • מנהלת אגף כספים הוציאה ספר נהלים, המבוסס על הנחיות משרד החינוך, לבתי הספר היסודיים בניהול עצמי שעליהם לפעול לפיו.
  • באילת יש 12 בתי ספר יסודי ו-3 על יסודי, המתנהלים בניהול עצמי. יוצאים מן הכלל, הישיבה והאולפנה, שאינם בניהול עצמי.
  • במעבר הראשוני לניהול עצמי הייתה הדרכה לכל המנהלים ביחד (כספי ופדגוגי). במקרה של מנהל חדש, מנהלת אגף הכספים מדריכה באופן פרטני בעניין הכספי ומשרד החינוך מעביר את הצד הפדגוגי.
  • ניהול הכספים מתבצע על ידי תוכנת "אסיף" של החברה לאוטומציה. בבתי ספר היסודיים יש הרשאה רק למזכירת ביה"ס,  ובבתי הספר העל יסודי לחשבת. הכניסה למערכת מתבצעת עם סיסמה מוגדרת מראש.
  • תקציב ניהול עצמי נקבע לפי גודלו של ביה"ס ו/או ישן/חדש.
  • לבתי ספר היסודיים משרד החינוך מעביר -.100 ₪ תוספת פדגוגית, לכל תלמיד לפי תוכנית עבודה. בתי הספר העל יסודיים מקבלים -.350 ₪ לכל תלמיד, אך לא מקבלים תוספת פדגוגית.
  • בתי הספר שבהם יש כיתות של חינוך מיוחד מקבל תקציב נוסף בסך    -.850  ₪  לכל כיתה.
  • גזבר העירייה מצהיר בפני משרד החינוך פעמים בשנה, באמצעות ה'מנבסנט', על העברת הסכומים לבתי הספר.
  • מתקיים פיקוח שוטף ע"י מנהלת אגף כספים על העברת הכספים ומתבצעת פעמים בשנה ביקורת של הנה"ח.
  • באם מתגלים ליקויים ע"י הביקורת, הוא נרשם בדו"ח הביקורת ובמחצית הבאה נבדק שתוקן.
  • הדו"ח הכספי השנתי מנוהל ע"י הנה"ח של עיריית אילת שמועבר לחתימת רואה חשבון.
  • כל המורים שמועסקים הינם עובדי משרד החינוך ו/או עיריית אילת.
  • חשבונות חשמל ומים משולמים על ידי עיריית אילת. קיים מונה נפרד בכל בית ספר והחשבון נשלח ישירות לרשות.
  • השכרת כיתות – לדוגמא בי"ס בגין משכיר כיתות ללימודי ערב לעמל, התשלום מתבצע לטובת עיריית אילת על פי חלוקה של 80% לביה"ס ו-20% לקופת העירייה, לטובת תחזוקה שוטפת.
  • מועצת העירייה מאשרת את מורשי החתימה של בתי הספר. חשבון בי"ס – מנהלת ומזכירה, חשבון הורים – מנהלת ויו"ר.

   

  בית-ספר גולדווטר

   

  2. בתאריכים 30/10/2017 ו-04/03/2018 נפגשה הביקורת עם גזברית ביה"ס גולדווטר, לקבלת סקירת הליכי ההתנהלות, ולהלן עיקרי הממצאים:

  • יש שני חשבונות לביה"ס שלכל אחד מהם יש רישום נפרד, חשבון הורים וחשבון ביה"ס.
  • חשבון הורים: הכנסות אגרת חינוך שאושרו על ידי מפקחת ביה"ס ומשרד החינוך.
  • לבקשת הביקורת הוצג דו"ח הכנסות מול הוצאות תשלומי הורים, בדו"ח מופיעים סעיפי יתרות פתיחה, סך הכנסות, סך הוצאות משויכות, סך חוזרים, סך העברות ויתרות.
  • הדו"ח מחולק לפי הגופים אשר מעבירים תשלומים לביה"ס: הכנסות הורים, הכנסות עירייה, הכנסות משרד החינוך, הכנסות שונות וחשבונות מיוחדים.
  • בהכנסות הורים, בסעיף הראשי רשומים כל סעיפי ההכנסות לפי קטגוריה כגון: ביטוח תלמידים, ועד הורים, סל תרבות לכל שכבה, טיולי שנתי לכל שכבה וכו'.
  • בהכנסות עירייה: מלגות, תקנת אילת וכו'.
  • הכנסות משרד החינוך: מלגות.
  • הכנסות שונות: קופה קטנה, תרומה לפולין ובול לתעודה.
  • חשבונות מיוחדים: עמלות בנק, הכנסות מריבית וכו'.
  • על הדו"ח חתומות מנהלת ביה"ס והגזברית.
  • חשבון ביה"ס/רשות: הכנסות מהעירייה לפי מספר התלמידים, הכנסות מתשלום שכירות שגובים ממזנון שמופעל בביה"ס 20% מועברים לרשות והיתרה לביה"ס. בנוסף, מדי פעם משכירים כיתות לימוד לגופים מסוימים, בדרך כלל ל"א.ה".
  • לבקשת הביקורת הוצג דו"ח הכנסות מול הוצאות תשלומי רשות. בדו"ח מופיעים סעיפי יתרות פתיחה, סך הכנסות, סך הוצאות משויכות, סך חוזרים, סך העברות ויתרות.
  • הדו"ח מחולק לפי הגופים אשר מעבירים תשלומים לביה"ס: הכנסות עירייה, רשום ח/ז עירייה, תקבול מעירייה, הכנסות משרד החינוך, הכנסות שונות וחשבונות מיוחדים.
  • בהכנסות עירייה, בסעיף הראשי רשומים כל סעיפי ההכנסות לפי קטגוריה כגון: טיסות, אחזקת מבנה, חומרים למבנה וכו'.
  • רשום ח/ז עירייה: הקצבות עירייה, חיוב פרויקטים וכו'.
  • תקבול עירייה: העברות בפועל.
  • הכנסות משרד החינוך: מורים השאלת ספרים.
  • הכנסות שונות: שכירות, השכרת מזנון ורובוטיקה.
  • חשבונות מיוחדים: עמלות בנק, עודף/גרעון שנה קודמת.
  • על הדו"ח חתומות מנהלת ביה"ס והגזברית
  • כל גביה שמתבצעת נרשמת ומופקת קבלת על התשלום.
  • במידה והוצאה קבלה שגויה ו/או בביטול קבלה הגזברית מחתימה את מנהלת ביה"ס ומפרטת את סיבת הביטול. כל קבלה מבוטלת מתויקת בקלסר למעקב.

   

  • קופה קטנה – ניתן למשוך ממנה סכום של (עד) -.100 ₪ בכל פעם. כל הוצאה מהקופה מאושרת בחתימת מנהלת ביה"ס. מופק דו"ח ניהול קופה קטנה ממוחשב הכולל תאריך, מספר חשבונית, בעבור מה, ספק והסכום. התשלום מיועד בדרך כלל לחומרים למעבדה, דואר וכו.
  • בתאריך 30/10/2017, הופק דו"ח פעולות קופה קטנה הכולל את סעיפי ההוצאות (כיבוד ואירוח, חומרים מתכלים, הוצאות משרדיות, דואר ומשלוחים….), תאריך הרכישה, מספר החשבונית, תיאור (כיבוד, חומרים למעבדה, מעטפות….) מהיכן נרכש וסכום הרכישה שאינו עולה על -.100 ₪.
  • כל הכספים, מזומן והמחאות, נשמרים בכספת ביה"ס, מפתח נמצא אצל הגזברית נעול בתוך קופה ובמגירה נעולה.
  • לבקשת הביקורת, פתחה הגזברית את הכספת, לא היה כסף מזומן וההמחאות מסודרות באוגדן לפי תאריך הפקדה.
  • הפקדות מזומן מופקדות אחת ליומיים. במידה ויש גביה מסיבית, בדרך כלל בתחילת השנה, מתבצעת הפקדה יום יומית. הגזברית מנפיקה דו"ח הפקדה ומבצעת התאמה מול ההפקדה בבנק לדו"ח שהופק. הפקדת המחאות – לפי מועד התשלום על גבי ההמחאה.
  • כל המחאה שחזרה רשומה בתדפיסי החשבון. עד קבלת ההמחאה החשבון נכנס לחוב. נשלח מכתב להורים שההמחאה חזרה. מתקבל תשלום רק במזומן או באשראי.
  • כך לדוגמא, בתאריך 30/10/2017, נשלחה הודעה להורים על המחאה חוזרת הכוללת את כל פרטי ההמחאה, מספר קבלה ואת סעיפי החיוב שחויבו בהם.
  • על מנת לבצע מעקב על ההכנסות וההוצאות, אחת לחודש מונפק דו"ח הכולל בתוכו את כל ההכנסות וההוצאות הכוללת מחשבונות ביה"ס/רשות והורים.
  • ביה"ס משלם חשבונות טלפון. חשמל ומים משולם ע"י הרשות.
  • בבדיקה שנערכה מול מנהלת אגף כספים באגף החינוך, עלתה השאלה מדוע תשלומי חשמל ומים משולמים ע"י הרשות ולא ,לפי נהלי משרד החינוך, – מחשבון בי"ס, מסרה כי בפגישה שהתקיימה בנוכחות גזבר, מנהלת אגף החינוך ובנוכחותה, עם נציג משרד החינוך והחשב הוחלט, בסיכום שבעל פה (אין פרוטוקול ישיבה), שהתשלומים ישולמו ע"י הרשות המקומית והכספים לא יועברו לבתי הספר.
  • בביה"ס מתקיימת וועדת הנחות בה מקבלים ילדים מלגה. ההורים ממלאים בקשה ומעבירים לגזברות עם כל המסמכים הנדרשים. ועדת הנחות כוללת: מנהלת, יועצת שכבה, מרכזת וגזברית. מתקבלות החלטות על פי המדרגות שמשרד החינוך קובע ולפי קריטריונים של מספר הנפשות עם ילדים עד גיל 18. גובה סכום המלגה המינימלי הוא    -.400 ₪ והמקסימלי -.800 ₪. לכל וועדה נרשם פרוטוקול והחלטה.
  • כך למשל, בתאריך 02/11/2017, התקיימה וועדת מלגות בה דנו בתלמיד אשר הגיש את המסמכים הדרושים: טופס בקשת מלגה, תלושי משכרות של ההורים, חוזה שכירות וטפסים נוספים, נכתב פרוטוקול ובה הוחלט על גובה המלגה.
  • הגזברית מפיקה דו"ח עם פרטי התלמידים הזכאים למלגה הכולל את פרטי התלמיד, כיתת לימוד וסכום המלגה לה הוא זכאי.
  • נוהל תהליך רכישות לביה"ס, קובע כי הפניה לקבלת הצעות מחיר, תעשה בכתב. כאמור, עד -.1,000 ₪ אין צורך בהצעת מחיר, מעל -.1,000 ₪ שתי הצעות, מעל -.5,000 ₪ שלוש הצעות.
  • בקבלת הצעת המחיר הגזברית בודקת את שורת הפריט ולא את סך ההצעה הסופית, אם יש צורך אז מפצלים את ההזמנה לכמה ספקים (מי שנתן את סכום הפריט הנמוך מקבל הזמנה), מוציאים הזמנת שרות ובאספקת הפריט יוצא תשלום לפי החשבונית.
    • כך למשל, בתאריך 21/01/2018, פנתה (בפקס) גזברית בי"ס גולדווטר לחברות "מ.א.א" ול- "א.ט" בבקשה לקבל הצעת מחיר בגין מה שמוגדר על ידה: "הצעת מחיר לאוטובוס הקפצה. מבקשת הצעת מחיר ל-3 אוטובוסים, הקפצה ללגונה בתאריך 06.02.18 מגולדווטר בשעה 08:15 ואיסוף מהלגונה בשעה 12:45"
    • בתאריך לא ידוע, התקבלו הצעות החברות הנ"ל כאשר המחיר המוצע עמד על סכום של -.300 ₪ לכיוון (-.600 ₪ הלוך ושוב) משתי החברות.
    • בתאריך 22/01/2018, הוציאה גזברית בי"ס גולדווטר הזמנת עבודה לחברת "מ.א.א." ע"ס -.1,800 ₪ עבור "ההקפצה" ללגונה.
    • לשאלת הביקורת מדוע בחרה את חברת "מ.א.א." ולא חברת "א.ט.", הרי שניהם נתנו הצעה זהה? השיבה הגזברית כי "מחלקת" את ה"עבודה", כמיטב היכולת, בין החברות המציעות.

   

  • פעם בשנה מתקבלת תרומה המיועדת לתלמידים היוצאים לפולין. התורם הינו נותן שירותים במסגרת הבית ספרית. התרומה נרשמת בחשבון תשלומי הורים ומחולקת לפי צורכי התלמידים, אחרי החלטה של מנהלת ביה"ס בשיתוף היועצת.
  • בתאריך 12/09/2017 הופקה קבלה מחשבון תשלומי הורים בגין תרומה לפולין ע"ס -.5,400 ₪.
  • נוהל משרד החינוך מחייב שבגין כל תרומה מעל -2,500 ₪, יש להגיש בקשה לאגף החינוך, הכוללת את פרטי התורם, מטרה, ייעודה והסכום. לדברי הגזברית, לא הייתה פניה לאגף החינוך וממילא לא התקבל אישורו. לדבריה, לפני כמה שנים פנה וועד ההורים לנותן השירותים בבקשה לתרומה עבור תלמידים היוצאים לפולין. מאז, כל שנה תורם נותן השירותים במסגרת הבית ספרית.

   

  בית -ספר אלמוג

   

  3. בתאריך 24/10/2017, נפגשה הביקורת עם מנהלת בית ספר אלמוג ומזכירת בית הספר, לקבלת סקירה של דרכי הניהול, והלן עיקרי הממצאים:

  • לביה"ס יש שני חשבונות, חשבון הורים וחשבון בי"ס.
  • חשבון הורים – בו מופקדים כל תשלומי ההורים, עפ"י דו"ח גביה. התשלומים מאושרים ע"י מנהלת אגף כספים. במידה ויש תוכנית מיוחדת גובים תשלום נוסף, שיהיה צבוע עבור התוכנית שמגובה ומאושרת על ידי וועד ההורים והמפקחת. חלק מכספי ההורים מועבר לעירייה, למנהלת אגף כספים, לתשלום עבור ביטוח, קרן קרב ועוד.

  מנהלת ביה"ס מזינה את התוכנית למערכת אפיק והמפקחת מאשרת אותה. אם אין אישור מפקחת, חל אסור לבצע גביה.

  • חשבון ביה"ס – מנוהל על ידי מנהלת ביה"ס ומבוסס על תקציב לפי תכנית עבודה מאושרת.
  • לקבלת תקציב לבית הספר, יש להכין תכנית עבודה מתוקצבת ומפורטת, אותה יאשרו בוועדה מלווה, המתכנסת פעמים בשנה. חברים בוועדה: מפקחת, מנהלת אגף החינוך ומנהלת פיסג"ה, אפשר לצרף אנשי מקצוע כגון רכזים ויועצת. המנהלת מציגה בפני הוועדה המלווה את תכנית העבודה שבנתה. מתקיים שיח פדגוגי להצעת התוכנית, ניהולו ומטרותיו. מנהלת ביה"ס מקבלת משוב מהמפקחת על הפגישה.

   

   

  • נכתב פרוטוקול וועדה מלווה, עליו חתומה המפקחת.
  • בתחילת שנה, מופץ להורים חוזר תשלום בו מפורטים תשלומי האגרה. בטופס זה מצוין כי הורים המבקשים הנחה צריכים לפנות לביה"ס. הורה שפונה ממלא טופס ומצרף את כל המסמכים הנדרשים. המנהלת ומזכירת ביה"ס מבצעות מיפוי ראשוני (ע"פ הקריטריונים של משרד החינוך). וועדת הנחות/מלגות מתכנסת פעם בשנה וחברים בה: מנהלת ביה"ס, יו"ר ונציג רשות שדנים בבקשות. לאחר ההחלטה ההורים מקבלים אישור על סכום המלגה שאושר להם.
  • את תשלומי ההורים לביה"ס ניתן לשלם במזכירות ביה"ס ובנוסף באמצעות אתר עיריית אילת, באשראי. ביה"ס מקבל אישור על התשלום ומונפקת קבלת בגינה.
  • כאשר הוצאה קבלה שגויה, לדוגמא, עקב טעות ברישום סכום ההמחאה, מבטלים את הקבלה. נרשמת סיבת הביטול, מחתימים את מנהלת ביה"ס ומתייקים בקלסר. או אז, בית האב נכנס למצב של לא שולם. רק לאחר התשלום תופק קבלה חדש.
  • תשלומי הורים שמשולמים בביה"ס. המזכירה מבצעת הפקדות המחאות ומזומן. שומרת את ההמחאות והכסף המזומן בכספת. ההמחאות הדחויות מסודרות לפי יום פירעון, מבקשת תמיד שתאריך ההפקדות יהיה ל-1 ו/או 15 לחודש. את המזומן מפקידה כל כמה ימים, תלוי בסכום שיש לה בכספת.
  • לבקשת הביקורת, לפתוח את הכספת מסרה כי המפתח אבד והיא צריכה להזמין פורץ.
  • בתגובתה לטיוטת דו"ח הביקורת מסרה מנהלת ביה"ס, כי למחרת ביקור הביקורת הוזמן פורץ לפתוח את הכספת.
  • למחרת היום, מצאה מזכירת ביה"ס את מפתחות הכספת בתיקה. מנהלת ביה"ס ביקשה וקיבלה מפתח אחד לרשותה לביטחון.

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

  • במקרה של המחאה שחזרה, מזכירת ביה"ס מקבלת הודעה מהבנק ומיידעת את ההורים. התשלום בגין ההמחאה שחזרה משולם רק במזומן, במקרים חריגים, לאחר בדיקת תדפיס בנק, מפקידה את ההמחאה בשנית.
  • לביה"ס יש קופה קטנה בסך -.500 ₪. מכינים המחאה על הסכום ופודים אותה. הכסף מיועד אך ורק למקרים דחופים כגון: נסיעות, קניה דחופה של מורה וכו'. על כל רכישה מהקופה הקטנה יש להביא קבלה. מנהלת ביה"ס חותמת על הקבלה וממלאים דו"ח רכישה. אין תשלום מעל -. 99 ₪ בכל קניה.
  • בתאריך 01/08/2017, הופק דו"ח פעולות קופה קטנה שאליו מצורפות קבלות הרכישה ושם הרוכש.
  • דף מרכז הכולל את סעיפי ההוצאות (הסעות ונסיעות, ח. לימוד ומלאכה, אומנויות הבמה ….), תאריך הרכישה, מספר החשבונית, ספק (ע.ש. , ב.ל.כ., ו-פ….) וסכום הרכישה שאינו עולה על -.100 ₪.
  • נוהל תהליך רכישות לביה"ס, קובע כי הפניה לקבלת הצעות מחיר, תעשה בכתב. כאמור, עד -.1,000 ₪ אין צורך בהצעת מחיר, מעל -.1,000 ₪ שתי הצעות, מעל  -.5,000 ₪ שלוש הצעות.  עם קבלת ההצעות המחיר מנהלת בית הספר והמזכירה בוחנות את ההצעות וההצעה הזולה ביותר מתקבלת. חותמים על ההזמנה, מקבלים את כל האישורים של ניהול ספרים וכו'. מתקיים מעקב עד לקבלת ההזמנה, ולאחריה התשלום.
  • בכל שנה תורמת גב' בשם ר.ר. סך של 1,000 דולר לטובת טקס המצטיינים על שמה של ביתה והטקס הוא לזכרה ולהנצחת שמה. הפרס מוענק לכ-14 תלמידים. כספי התרומה משמשים להכנת הטקס, לרכישת ספרים למצטיינים ורכישת ספרים לספריית ביה"ס בה יש פינת הנצחה לזכרה.

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

  בית-ספר צאלים

   

  4. בתאריך 06/05/2018 נפגשה הביקורת עם מנהלת בית ספר צאלים ומזכירת בית הספר, לקבלת סקירת התנהלות, והלן עיקרי הממצאים:

  • לביה"ס יש שני חשבונות, חשבון הורים וחשבון בי"ס.
  • המחאות נשמרות בכספת ביה"ס ומסודרות באוגדן לפי תאריך פירעון, במקרה שלא נרשם על ההמחאה לפקודת ביה"ס מוטבעת חותמת.
  • נמצאו המחאות של הורים ללא הכיתוב "למוטב בלבד". מומלץ לחתום על כל המחאה שמתקבלת "למוטב בלבד".
  • במקרה של המחאה חוזרת, מזכירת ביה"ס מעדכנת בכרטיס התלמיד, ושולחת מכתב להורה. התשלום בגין ההמחאה שחזרה מתבצע רק במזומן. ההמחאה מוחזרת להורה.
  • כך למשל, בתאריך 03/01/2018, הוצאה הודעה להורים על המחאה חוזרת הכוללת את כל פרטי ההמחאה, מספר קבלה ואת סעיפי החיוב שחויבו בהם.
  • מזומן מופקד כל יום.
  • תקציב בית הספר – עפ"י הנוהל, יש להכין תכנית עבודה מתוקצבת ומפורטת ולאשרה בוועדה המלווה. הוועדה מתכנסת פעמים בשנה, בתחילת שנה ולקראת סוף השנה וחברים בה: מפקחת ביה"ס נציגת משרד החינוך, מנהלת אגף החינוך, נציגות הורים המונה בדר"כ 6-8 ונציגות מורים כ-10. בשנים הראשונות היה נציג מטעם משרד החינוך, רואה חשבון מלווה, לעניין היבטים מיסויים בניהול תקציב עצמי. נוהל משרד החינוך מחייב כתיבת פרוטוקול לוועדה המלווה. לבקשת הביקורת לקבל העתק מהפרוטוקול, נמסר כי טרם נרשם פרוטוקול.
  • וועדת מלגות מתכנסת בשיתוף נציגי ביה"ס, נציג העירייה ונציג וועד הורים. רשימת התלמידים הזכאים מוזנת במחשב ונשלחת למשרד החינוך. יש מסמך מרכז עם הנתונים.
  • הוצגו לביקורת פרוטוקולים המייצגים נאמנה את הליך הבחינה של הבקשות. הפרוטוקולים חתומים ע"י מנהלת ביה"ס, סגניתה, יועצת ומזכירת ביה"ס. כן הוצג מסמך (דף) מסכם של תוצאות הבקשות (לעניין בקשת מלגות משרד החינוך).

   

   

   

  • לביה"ס יש קופה קטנה, המנהלת מאשרת קניה מהקופה הקטנה בע"פ.
  • בתאריך 15/03/2018 הופק דו"ח פעולות קופה קטנה שאליו מצורפות קבלות הרכישה ושם הרוכש.
  • דף מרכז הכולל את סעיפי ההוצאות (רכיבה בטוחה, כבלים למחשב, ספר מתנה ….), תאריך הרכישה, מספר החשבונית, ספק (מוניות, מ, ו- ס ….) וסכום הרכישה שאינו עולה על -.100 ₪.
  • נמצאו קבלות הקופה הקטנה על "נייר טרמי לקופות רושמות" הנמחקות במשך הזמן. הומלץ לצלם כל חשבונית ולצרף להוצאה.
  • נוהל תהליך רכישות לביה"ס, קובע כי הפניה לקבלת הצעות מחיר, תעשה בכתב. כאמור, עד -.1,000 ₪ אין צורך בהצעת מחיר, מעל  -.1,000 ₪ שתי הצעות, מעל  -.5,000 ₪ שלוש הצעות.
    • כך למשל, בתאריך לא ידוע, פנתה אחראית מיחשוב ל"ש.א"   ול- "א.ד.ן.י.מ.", לקבלת הצעת מחיר לרכישת שני מחשבים לביה"ס.
    • בתאריך 12/02/18 התקבלה הצעה מ-"א.ד.ן.י.מ." כאשר המחיר המוצע עמד על סכום של -.3,300 ₪ למחשב.
    • בתאריך 20/03/18 התקבלה הצעה מ- "ש.א." כאשר המחיר המוצע עמד על סכום של -.2,700 ₪ למחשב.
  • בתאריך 10/04/18 הוציאה "ש.א." חשבונית ע"ס -.5,400 ₪ לביה"ס.
  • בתאריך לא ידוע אישרה מנהלת ביה"ס את החשבונית לתשלום.
  • בתאריך 16/04/18 הוצאה המחאה לטובת "ש.א." בגין תשלום שני המחשבים.
  • לשאלת הביקורת מדוע להזמנה מ- "א.א." ע"ס -.4,300 ₪ אין פניה לקבלת הצעות מחיר? נמסר, כי לציוד אומנות מבצעים את ההזמנה ללא הצעת מחיר.
  • תשלומי חשמל ומים משולמים ע"י העירייה ותשלום טלפון ע"י ביה"ס.

   

   

   

   

   

   

   

   

  בית-ספר מצפה ים

   

  5. בתאריך 24/05/2018 נפגשה הביקורת עם מנהלת בית הספר מצפה ים ומזכירת בית הספר, לקבלת סקירת התנהלות, והלן עיקרי הממצאים:

  • לביה"ס יש שני חשבונות, חשבון הורים וחשבון בי"ס.
  • בחשבון ביה"ס – מופקד כל תקציב הניהול העצמי שמועבר מהרשות המקומית.
  • בחשבון הורים – מופקדים כל כספי האגרה שהם תשלומי הורים.
  • לכל חשבון יש המחאות בנפרד.
  • ההמחאות נשמרות בתוך כספת ביה"ס לפי תאריכים של 01 או 10 או 15 לכל חודש וזאת בהתאם לנוחיות ההורה המשלם.
  • על כל המחאה יש קרוס וחותמת ביה"ס מוטבעת בגב ההמחאה.
  • המזומן נשמר גם הוא בתוך כספת ביה"ס ומופקד אחת לשלושה ימים, בגביה מסיבית כמו טיולים שנתיים, אגרה וכו'… ההפקדה היא יום יומית.
  • בחשבון ביה"ס חותמים מנהלת ומזכירה.
  • בחשבון הורים חותמים מנהלת ביה"ס והורה מוועד ההורים, את זכות חתימת ההורה מאשרים בישיבת מועצת העירייה.
  • בכל סוף חודש מופק דו"ח הכנסות והוצאות ע"י מזכירת ביה"ס, מועבר למנהלת ביה"ס לבדיקה. בסיום הבדיקה מנהלת ומזכירת ביה"ס חותמות על הדו"ח.
  • במקרה שמונפקת קבלה שגויה, מזכירת ביה"ס מבטלת את הקבלה. מנהלת ביה"ס חותמת עליה והיא מתויקת בקלסר קבלות מבוטלות.
  • כאשר המחאה חוזרת, מזכירת ביה"ס שולחת הודעה להורים וגובה את התשלום במזומן בלבד.
  • כך למשל, בתאריך 29/11/2017 נשלחה הודעה להורים על המחאה חוזרת בה מופרטים כל פרטי ההמחאה.

   

   

   

  • סכום הקופה הקטנה הוא -.1,000 ₪. כל רכישה שמתבצעת מהקופה היא עד -.100 ₪ בכל פעם. כל הוצאה מהקופה מגובה על ידי קבלה עם שם הרוכש ובעבור מה. מנהלת ביה"ס מאשרת בחתימתה את ההוצאה. כל קבלה מנייר טרמי לקופה רושמת מצולמת כגיבוי. מופק דו"ח ניהול קופה קטנה ממוחשב הכולל תאריך, מספר חשבונית, בעבור מה, ספק והסכום.
  • בתאריך 17/05/2018, הופק דו"ח פעולות קופה קטנה הכולל את סעיפי ההוצאות, תאריך הרכישה, מספר החשבונית, תיאור, מהיכן נרכש וסכום הרכישה שאינו עולה על -.100 ₪.
  • בעת סגירת שנה, אם נשארת יתרה בקופה הקטנה, הכסף מופקד לחשבון ביה"ס.
  • תקציב בית הספר – כאמור, יש להכין תכנית עבודה מתוקצבת ומפורטת אותה יאשרו בוועדה מלווה. מנהלת ביה"ס בשיתוף צוות המורים מכינים את תכנית העבודה לפי יעדים, מטרות, חזון ואתגרי ביה"ס ומחליטים ביחד איך לחלק את התקציב. התוכנית מועברת על ידי מנהלת ביה"ס לעיון המפקחת והיא מחזירה עם הערותיה, במידה ויש.
  • הוועדה מתכנסת פעמים בשנה וחברים בה: מפקחת, מנהלת אגף החינוך ומנהלת פיסג"ה, אפשר לצרף אנשי מקצוע כמו רכזים ויועצת וכן גם נציגי הורים. המנהלת מציגה בפני הוועדה המלווה את תכנית העבודה. מתקיים שיח פדגוגי להצעת התוכנית, ניהולו ומטרותיו. מנהלת ביה"ס מקבלת את אישור המפקחת על התוכנית.
  • נכתב פרוטוקול וועדה מלווה עליו חתומה המפקחת.
  • בתחילת שנה מופץ להורים חוזר תשלום בו מפורטים תשלומי האגרה. בטופס זה מצוין כי הורים המבקשים מלגה צריכים למלא טופס המצוי במזכירות ביה"ס ולצרף את כל המסמכים הנדרשים, עד לתאריך הרשום. המנהלת, סגנית המנהלת ומזכירת ביה"ס דנות בבקשות (ע"פ הקריטריונים של משרד החינוך). נרשם פרוטוקול וועדה ונשלחת הודעה להורים. מזכירת ביה"ס מקלידה בכרטיס התלמיד את סכום המלגה לה הוא זכאי וההורה משלם את היתרה.
  • הוצגו לביקורת פרוטוקולים המייצגים נאמנה את הליך הבחינה של הבקשות. הפרוטוקולים חתומים ע"י מנהלת ביה"ס, סגניתה, יועצת ומזכירת ביה"ס.

   

   

   

  • נוהל תהליך רכישות לביה"ס, קובע כי הפניה לקבלת הצעות מחיר, תעשה בכתב. כאמור, עד -.1,000 ₪ אין צורך בהצעת מחיר, מעל -.1,000 ₪ שתי הצעות, מעל -.5,000 ₪ שלוש הצעות.
    • כך למשל, בתאריך לא ידוע, פנתה מזכירת ביה"ס, בטלפון, לשלושה מצעים: ל-"ט.ס.", ל-"ל.ט." ול-"ס.מ." לקבלת הצעות מחיר לרכישת 530 חולצות לתלמידי ביה"ס, לחגיגות ה-70 למדינה.
    • בתאריך 14/03/2017, התקבלה הצעה מ-"ט.ס.", כאשר עלות החולצה עומדת על 10.50 ₪ .
    • בתאריך 14/03/2017, התקבלה הצעה מ-"ל.ט.",  כאשר עלות החולצה עומדת על 14.20 ₪ .
    • בתאריך 14/03/2017, התקבלה הצעה מ-"ס.מ.", כאשר עלות החולצה עומדת על 13.60 ₪ .
    • הצעת "ט.ס.", הזולה, נבחרה.
    • בתאריך 12/04/2018, שלחה "ט.ס." לביה"ס חשבונית לתשלום, בסכום של -.4,653 ₪. ניתנה הנחה נוספת. עלות החולצה לפי           -.9 ₪.
    • בתאריך 16/04/2018, בוצע תשלום של -.4,653 ₪, לטובת "ט.ס." בגין רכישת החולצות.
  • לביה"ס יש שתי כיתות חנ"מ המתוקצבות בסך של -.850 ₪ לשנה. במקרה הצורך, מנהלת ביה"ס רוכשת לכיתות אלה מתקציב ביה"ס.
  • תשלומי חשמל, מים וניקיון משולמים ע"י העירייה ותשלום טלפון ע"י ביה"ס.
  • לשאלת הביקורת, האם הישגי הילדים עלו בשל הניהול העצמי? השיבה המנהלת בכן מוחלט. לדבריה, בעקבות המעורבות הגדולה של המורים, החל בנושא התקציב וכלה בסביבה הבית ספרית, ישנה נכונות רבה יותר ליצירת סביבה מטיבה יותר לתלמידים. בסיור שערכה המנהלת לביקורת בביה"ס, התרשמה הביקורת כי כל פינה מנוצלת לטובת התלמידים והצוות עושה את המירב לסביבת למידה שימושית ותומכת.
• תגובות מבוקרים
  1. בתאריך 27/06/2018, המציא גזבר העירייה לביקורת מכתב שנשלח בשנת 2016 ממשרד החינוך לעירייה ובו מילות ברכה והוקרה בגין הצטיינות הרשות בניהול עצמי לשנת 2015 וביקש לצרפו לדו"ח. (ראו נספח א')
• סיכום, מסקנות והמלצות

  ניהול חשבונות נפרדים: חשבון ניהול עצמי וחשבון הורים

   

  1. נוהל משרד החינוך מחייב קיומם של שני חשבונות בנק נפרדים. חשבון הניהול העצמי וחשבון תשלומי ההורים. כמו כן, יש לנהל רישום של משק כספים סגור עבור כל אחד מהחשבונות.

   

  2. בבדיקה שערכה הביקורת בבתי הספר: אלמוג, צאלים, מצפה ים וגולדווטר נמצא כי קיימים שני חשבונות בנק נפרדים. חשבון הניהול העצמי וחשבון תשלומי ההורים, בהתאם לנוהל משרד החינוך.

   

  3. בבדיקה שערכה הביקורת התגלה כי בבי"ס צאלים נמצאו המחאות מבלי שהוטבע עליהם הכיתוב "למוטב בלבד".

   

  4. מזכירת ביה"ס מסרה לביקורת כי מדובר בתקלה נקודתית, שנגרמה בהיסח הדעת, וכי היא נוהגת להטביע את הכיתוב "למוטב בלבד" בכל המחאה המתקבלת בלעדיו.

   

  מלגות

  5. וועדת מלגות מתקיימת בבית הספר בשיתוף נציגי ביה"ס, נציג העירייה ונציג וועד הורים.

   

  6. ביה"ס מכין לחברי הוועדה את רשימת תלמידים, בצרוף נתוני: סכום האגרה, סכום התשלום, ששילמו ההורים ויתרת החוב בכרטיס התלמיד.

   

  7. בתום הדיון, ולאחר חלוקת המלגות לתלמידים, חותמים כל חברי הוועדה על פרוטוקולי המלגות שחולקו.

   

  8. מבדיקת הביקורת עולה, כי בתי הספר פעלו על פי נוהל משרד החינוך.

   

   

  קבלת תרומות

  9. לתרומה העולה על -.2,500 ₪, יש להגיש בקשה בכתב לאגף החינוך בעירייה לאישור קבלת התרומה. רק לאחר מתן האישור, ניתן יהיה לקבלה (תרומה בכסף או שווה כסף).

   

  10. בבקשה לקבלת התרומה, יש להגדיש את הפרטים הבאים: הגורם התורם (פרטי/חברה), מטרת התרומה, ייעודה והיקפה הכספי.

   

  11. תרומה אשר אינה עולה על סך -.2,500 ₪, אינה טעונה אישור.

   

  12. יש להימנע מקבלת תרומה ישירה מהורים לתלמידים בבית הספר ו/או מגורמים פוליטיים או אחרים, העלולים להשפיע בדרך זו או אחרת על בית הספר.

   

  13. אם התורם מעוניין באישור קבלת התרומה לצורך פטור מס, יש לפנות לגזברות ברשות.

   

  14. בית הספר מחויב לנהל כרטיס הנהלת חשבונות נפרד לנושא תרומות ולנהל רישום מפורט של כל ההוצאות, בגין יעוד התרומה.

   

  15. בית הספר אלמוג מקבל כל שנה תרומה בסך 1,000 דולר מגב' בשם ר.ר, לטובת טקס המצטיינים, על שמה של בתה. הטקס הוא לזכרה ולהנצחת שמה. הפרס מוענק לכ-14 תלמידים. כספי התרומה משמשים להכנת הטקס, לרכישת ספרים למצטיינים ורכישת ספרים לספריית ביה"ס, בה יש פינת הנצחה לזכרה.

   

  16. בתאריך 18/10/2017, פנתה בכתב מנהלת ביה"ס לסגן מנהלת אגף החינוך בבקשה לאשר את התרומה.

   

  17. בתאריך לא ידוע, אישר בחתימתו סגן מנהלת אגף החינוך את קבלת התרומה.

   

  18. בבדיקה שנערכה על ידי הביקורת, עלה כי בבית ספר גולדווטר מתקבלת, מדי שנה, תרומה של -.5,400 ₪, מידי נותן השירותים במסגרת הבית ספרית.

   

   

   

   

   

  19. קבלת תרומה מנותן השירותים במסגרת הבית ספרית, מעוררת את שאלת ניגוד העניינים. מעבר לכך, בית הספר לא פעל בהתאם להנחיות משרד החינוך. ר"ל לא הוגשה בקשה בכתב לאישור קבלת התרומה מאגף החינוך, וממילא לא ניתן אישור לכך.

   

  20. גזברית ביה"ס מסרה לביקורת, כי מכאן ואליך תפעל ליישום הוראות הנוהל.

   

  רכש והתקשות עם ספקים

  21. נוהל תהליך רכישות לביה"ס, קובע כי הפניה לקבלת הצעות מחיר, תעשה בכתב. כאמור, עד -.1,000 ₪ אין צורך בהצעת מחיר, מעל -.1,000 ₪ שתי הצעות, מעל -.5,000 ₪ שלוש הצעות.

   

  22. על בית הספר להעביר למציעים בקשה לקבלת הצעת מחיר מפורטת. הצעת המחיר תכלול: כמות, מחיר, זמן אספקה, תנאי התשלום (שוטף/שוטף+) וכל מידע רלוונטי אחר.

   

  23. בבדיקה שערכה הביקורת, נמצא כי בביה"ס צאלים בוצעה הזמנה לציוד אומנות בסכום כולל של -.4,300 ₪, מבלי לקבל שתי הצעות מחיר, כנדרש מהוראות הנוהל.

   

  24. עוד נמצא, כי בביה"ס מצפה ים בוצעה בקשה לקבלת הצעות מחיר בטלפון, ולא בכתב כנדרש, בסכום כולל של -.4,653 ₪.

   

  25. יש לפעול בהתאם להוראות נוהל משרד החינוך הן לגבי הצעות המחיר והן לגבי פניות בכתב.

   

  קופה קטנה

  26. הקופה הקטנה היא אמצעי תשלום של סכומים קטנים של עד -.100 ₪ המיועד לתשלום הוצאות חד פעמיות (לא לתשלום של הזמנה מסודרת).

   

  27. באחריות מנהל כל קופה קטנה לדאוג להתאמת הסכום בפועל לרישומי הקופה.

   

  28. הקופה הקטנה מנוהלת באחריותו ובפיקוחו של מנהל בית הספר.

   

   

   

   

  29. בקופה הקטנה מנוהל מעקב תשלומים ויתרה באמצעות טבלה, שתכלול: תאריך, פרטי ההוצאה, שם המבצע וסכום ההוצאה.

   

  30. כל קופה קטנה תהיה באחריות אדם אחד בלבד.

   

  31. יש לרשום על החשבונית את שם במבצע ההוצאה ואת מהות ההוצאה.

   

  32. כל הוצאה במסגרת קופה זו, תיזקף לחובת סעיף ההוצאה המתאים בתקציב בית הספר.

   

  33. תשלום החזר הוצאות מקופה קטנה יבוצע אך ורק כנגד חשבונית מס וקבלה.

   

  34. חוסר כספי בקופה קטנה באחריות מנהל הקופה הקטנה.

   

  35. בביה"ס צאלים נמצא כי קבלות הקופה הקטנה הודפסו על "נייר טרמי לקופות רושמות" הנמחקות במשך הזמן. מומלץ לצלם כל קבלה מסוג זה ולצרפה לקופה

   

  36. יצוין כי בבדיקה שערכה הביקורת בביה"ס מצפה ים התברר כי אכן מזכירת ביה"ס נוהגת לצלם כל קבלה שהודפסה על נייר טרמי לקופות רושמות ולצרפה לקבלה. שאפו.

   

  37. בבדיקה שנערכה על ידי הביקורת, עלה כי בתי הספר פעלו לפי נוהל משרד החינוך.

   

  פרוטוקולי הוועדה המלווה

  38. אחד התהליכים החשובים במעבר לניהול עצמי הוא גיבוש תכנית עבודה בית-ספרית מקושרת תקציב, בשיתוף הצוות וגורמים נוספים, ואישורה בפני וועדה מלווה. תהליך הכנתה של תכנית העבודה ואישורה מאפשר ומקדם תכנון קצר-טווח וארוך-טווח, איתור ומיפוי של צרכים, בחינה מחודשת של צורכי בית הספר ויעדיו, החלטה על סדרי עדיפויות וחיבור בין יעדים חינוכיים למשאבים.

   

  39. הוועדה המלווה מתכנסת פעמיים בשנה לפחות, בהתאם למועדים המגובשים בהסכמת חברי הוועדה הקבועים.

   

   

   

   

  40. מפגש ראשון לקראת סוף שנת הלימודים ולפני שנת הלימודים העוקבת.

   

  41. מפגש נוסף באמצע שנת הלימודים, לדיון ביישום תכנית העבודה – התכנון מול הביצוע – והסקת מסקנות לקראת גיבוש תכנית העבודה לשנת הלימודים העוקבת.

   

  42. יש לתעד את דיון הוועדה באמצעות סיכום דיון מפורט, המופץ למשתתפים.

   

  43. בבדיקה שערכה הביקורת התברר כי בבתי הספר אלמוג ומצפה ים אכן סוכמו דיוני הוועדה. הפרוטוקולים הוצגו לביקורת.

   

  44. לא כך הדבר לגבי ביה"ס צאלים. לבקשת הביקורת (06/05/2018) לקבל העתק מפרוטוקול ה"וועדה המלווה", נמסר, כי טרם נרשם פרוטוקול.